Eine Gesellschaft online gründen: Was möglich ist

“Gründen Sie Ihre Gesellschaft online mit wenigen Klicks”: Der Slogan ist weit verbreitet, doch die Schweizer Realität ist differenzierter. Viele Schritte lassen sich tatsächlich aus der Ferne und in digitaler Form abwickeln, andere behalten Anforderungen, die weiterhin persönliche Anwesenheit oder das Eingreifen Dritter verlangen. Zu verstehen, wo das Digitale endet und die formale Pflicht beginnt, erspart falsche Erwartungen und Überraschungen bei den Fristen. Sehen wir uns an, was wirklich möglich ist.

Was “online gründen” bedeutet

Eine Gesellschaft zu gründen bedeutet, eine Reihe von Schritten abzuschliessen: die Statuten vorbereiten, das Kapital einzahlen, die Gründungsurkunde beurkunden, sich im Handelsregister eintragen, die steuerlichen und versicherungstechnischen Pflichten aktivieren. “Online” heisst nicht, dass jeder einzelne Schritt auf einer Website erfolgt: Es heisst, dass ein Grossteil des Dokumenten- und Koordinationsflusses aus der Ferne abgewickelt werden kann, wodurch physische Wege auf ein Minimum reduziert werden.

Was aus der Ferne erledigt werden kann

Der vorbereitende Teil ist heute weitgehend digital:

• Wahl der Rechtsform und Festlegung der Struktur (Gesellschafter, Anteile, Governance).
• Ausarbeitung der Statuten und der Gründungsdokumente, mit Austausch und Prüfung online.
• Erhebung der Daten und Dokumente der Gesellschafter und Geschäftsführer (Identität, Adressen, Erklärungen).
• Prüfung der Verfügbarkeit der Firma/des Firmennamens beim Register.
• Vorbereitung des Antrags auf Eintragung ins Handelsregister.
• Koordination mit der Bank für die Eröffnung des Kontos und die Hinterlegung des Kapitals.

Für eine einfache Gesellschaft mit einigen Gesellschaftern und Standardstruktur kann diese Phase rasch abgeschlossen werden, ohne dass man sich je persönlich trifft.

Wo noch formale Schritte nötig sind

Es bleiben einige Knotenpunkte, die kein blosser “Klick” sind:

• Die öffentliche Gründungsurkunde: Für die GmbH und die AG erfordert die Gründung eine notarielle Beurkundung. Der Notar stellt die Identität der Gründer, den Gründungswillen und die Leistung der Einlagen fest. Er ist das Bindeglied, das dem Vorgang öffentliche Geltung verleiht. Wie der Notar vorgeht — persönliche Anwesenheit, Vollmacht, Fernmittel, wo zulässig — hängt von der Praxis und vom Kanton ab.
• Die Hinterlegung des Kapitals: Das Kapital (mindestens CHF 20’000 für die GmbH, CHF 100’000 Aktienkapital für die AG, mit mindestens der gesetzlich vorgesehenen Mindesteinzahlung) ist auf ein Sperrkonto bei einer Bank einzuzahlen, die die für die Beurkundung nötige Bescheinigung ausstellt. Die Kontoeröffnung ist mit Identitäts- und Geldwäscherei-Prüfungen verbunden.
• Die Eintragung ins Handelsregister: Sie ist der Akt, durch den die Gesellschaft als juristische Person entsteht. Der Antrag muss von den Berechtigten unterzeichnet und beim zuständigen Register eingereicht werden.

In der Praxis beschleunigt und vereinfacht das Digitale, doch die Gründung einer GmbH oder AG führt gleichwohl über Notar, Bank und Register.

Der Knackpunkt der Identifizierung

Der heikelste Punkt des Fernverfahrens ist die Identifizierung der Personen. Notare und Banken müssen aus rechtlichen und geldwäschereirechtlichen Gründen mit Sicherheit feststellen, wer die Gründer sind. Genau hier stossen “100 % online”-Prozesse an ihre Grenzen: Je nach Situation kann eine Fernidentifizierung genügen, oder es können eine beglaubigte Unterschrift, eine Vollmacht oder die Anwesenheit verlangt werden. Für im Ausland ansässige Gründer ist das Thema noch heikler.

Reale Fristen

Bei den Fristen lohnt sich Ehrlichkeit. Die vorbereitende Phase kann in wenigen Tagen abgeschlossen werden. Die typischen Engpässe sind:

• die Kontoeröffnung und die Bescheinigung der Kapitalhinterlegung, die von den Prüfungen der Bank abhängen;
• die Verfügbarkeit des Notars für die Beurkundung;
• die Bearbeitungszeiten des Handelsregisters, die je nach Kanton und Zeitraum variieren.

Ein realistischer Zeitrahmen für eine Standardgesellschaft reicht von wenigen Tagen bis zu einigen Wochen, je nachdem, wie flüssig Bank, Notar und Register arbeiten. Angebote, die eine Gründung “in 24 Stunden” versprechen, beschreiben in der Regel nur die Dokumentenphase, nicht den gesamten Ablauf bis zur Eintragung.

Was nach der Gründung zu beachten ist

Die Gesellschaft ist mit der Eintragung nicht “fertig”. Unmittelbar danach sind einige Pflichten zu aktivieren, die sich ebenfalls weitgehend online abwickeln lassen:

• MWST-Pflicht, wenn die Umsatzschwelle von CHF 100’000 überschritten wird (oder voraussichtlich überschritten wird);
• Anmeldung bei den Sozialversicherungen (AHV/IV/EO — Alters-, Invaliden- und Erwerbsersatzversicherung, sowie die weiteren, falls es Mitarbeitende gibt);
• Vertretung in der Schweiz: Die Gesellschaft muss durch mindestens eine dort domizilierte Person vertreten werden können;
• Buchhaltung von Beginn an, mit Pflicht zur vollständigen Buchführung ab CHF 500’000 Umsatz.

Zusammengefasst

Online gründen bedeutet in der Schweiz, einen Grossteil des Prozesses zu digitalisieren und aus der Ferne zu koordinieren — Statuten, Daten, Antrag, Beziehungen zu Bank und Notar — beseitigt aber nicht die formalen Schritte der öffentlichen Beurkundung, der Kapitalhinterlegung und der Eintragung ins Register. Der Wert eines gut organisierten Prozesses liegt genau darin, das Digitale dort zu nutzen, wo es möglich ist, und die Schritte, die formal bleiben, reibungslos ablaufen zu lassen.

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