Über einen Grant abrechnen: Fehler, die es zu vermeiden gilt

Einen Grant zu erhalten ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte — oft unterschätzt — besteht darin, korrekt darüber abzurechnen. Die Abrechnung ist der Moment, in dem die Förderstelle prüft, ob die Mittel gemäss den Regeln der Ausschreibung verwendet wurden. Ein Verwaltungsfehler kann sich in als nicht förderfähig deklarierte Kosten, Kürzungen des Beitrags oder, in schweren Fällen, Widerruf und Rückzahlung mit Zinsen niederschlagen. Die gute Nachricht: Fast alle Fehler sind vorhersehbar und mit Methode vermeidbar.

Das Grundprinzip: nur förderfähige Kosten

Jedes Programm legt fest, welche Kosten förderfähig sind und unter welchen Bedingungen. Noch bevor man Geld ausgibt, ist das Referenzdokument zu lesen: Die Regeln unterscheiden sich zwischen kantonalen, eidgenössischen und europäischen Instrumenten. Allgemein ist eine Kostenposition förderfähig, wenn sie:

• innerhalb des Förderzeitraums tatsächlich angefallen und bezahlt ist;
• projektbezogen und im genehmigten Budget vorgesehen ist;
• mit ordnungsgemässen Belegen dokumentierbar ist;
• die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und die internen Regeln des Unternehmens einhält.

Der Förderzeitraum ist eine starre Vorgabe: Kosten, die vor dem Beginn oder nach dem Abschluss des Projekts anfallen, sind vorbehältlich vorgesehener Ausnahmen nicht anrechenbar.

Das heikelste Kapitel: das Personal

In F&E-Projekten ist der grösste Posten fast immer der Personalaufwand, und dort ballen sich die Beanstandungen. Kritische Punkte:

• Timesheets: Die dem Projekt belasteten Stunden sind mit konsistenten, unterzeichneten Aufzeichnungen zu erfassen, nicht nachträglich zu rekonstruieren.
• Stundensatz: Er ist nach der vom Programm vorgesehenen Methode zu berechnen (Bruttolohn, Sozialabgaben, produktive Jahresstunden), ohne nicht förderfähige Bestandteile einzubeziehen.
• Konsistenz: Die über mehrere geförderte Projekte deklarierten Stunden dürfen die tatsächlich geleisteten Stunden nicht übersteigen. Die Doppelförderung derselben Zeit ist eine der schwersten Beanstandungen.

Ein Zeiterfassungssystem, das ab Projektbeginn läuft, ist mehr wert als jede nachträgliche Rekonstruktion.

Der Audit-Trail: alles muss nachvollziehbar sein

Der Leitgrundsatz jedes Audits ist die Nachvollziehbarkeit: Von jedem deklarierten Betrag muss man auf das Originaldokument zurückschliessen können und umgekehrt. In der Praxis braucht es:

• korrekt auf das Unternehmen ausgestellte Rechnungen und Belege;
• den Nachweis der Zahlung (Kontoauszüge), nicht nur die Rechnung;
• eine klare Verbindung zwischen Ausgabe, Arbeitspaket und genehmigtem Budget;
• Verträge und Bestellungen für Lieferungen und Beratungen;
• eine getrennte oder codierte buchhalterische Erfassung für das Projekt.

Eine dem Grant gewidmete Kostenrechnung vom ersten Tag an macht aus der Abrechnung eine Sammel- statt einer hektischen Rekonstruktionsarbeit.

Die häufigsten Fehler

• Ausserperiodische Ausgaben: ausserhalb des Förderfensters angefallen oder bezahlt.
• Ausserbudgetäre Kosten: nicht vorgesehene Posten oder Verschiebungen zwischen Kategorien über die erlaubten Margen hinaus ohne Bewilligung.
• Unvollständige Dokumentation: Rechnung vorhanden, aber Zahlungsnachweis fehlt, oder Beleg nicht dem Projekt zuordenbar.
• Fehlende oder inkonsistente Timesheets im Verhältnis zu Lohnabrechnungen und Präsenzen.
• Doppelförderung: dieselbe Kostenposition auf zwei verschiedenen Instrumenten deklariert. Verboten: Eine Kostenposition wird nur einmal gefördert.
• Zu Unrecht deklarierte MWST: Wo die Steuer rückforderbar ist, ist sie keine förderfähige Kostenposition.
• Nicht gemeldete Projektänderungen: Änderungen von Budget, Zeitplan oder Partnern, die das Einverständnis der Stelle erforderten.

Änderungen im laufenden Betrieb bewältigen

Projekte entwickeln sich. Ändern sich Zeitplan, Budget oder Tätigkeiten, lautet die Regel: vorher kommunizieren, nicht nachher. Viele Programme sehen Änderungsverfahren vor: Sie rechtzeitig zu nutzen, verhindert, dass eine legitime Abweichung zu einer beanstandeten Kostenposition wird. Schweigen ist im Gegenteil fast immer nachteilig.

Die Dokumentation aufbewahren

Die Pflicht endet nicht mit der Auszahlung des Saldos. Die Projektunterlagen sind während des von der Ausschreibung vorgesehenen Zeitraums aufzubewahren — oft mehrere Jahre nach Abschluss — denn Kontrollen können auch mit zeitlichem Abstand erfolgen. Ein nach Arbeitspaket und Kostenposition geordnetes Archiv ist die beste Versicherung gegen ein spätes Audit.

Wie wir Ihnen helfen

Wir unterstützen Unternehmen dabei, die Grant-Verwaltung von Anfang an aufzusetzen: gewidmete Kostenrechnung, Zeiterfassungssystem, Verfahren für Kosten und Änderungen sowie die Vorbereitung der Abrechnung mit vollständigem Audit-Trail. Ziel ist es, die Kontrolle ohne Überraschungen zu erreichen und den erhaltenen Beitrag vollständig zu schützen. Sprechen wir über Ihr Projekt.