Besteuerung von Fringe Benefits und Geschäftswagen

Ein gutes Vergütungspaket besteht nicht nur aus Lohn. Geschäftswagen, Telefon, Unterkunft, Beteiligungen, Gutscheine: Das sind die Fringe Benefits, Naturalleistungen, die den Lohn ergänzen. Steuerlich ist die Lage eindeutig: Fast alle diese Vorteile sind steuerbares Einkommen und müssen im Lohnausweis deklariert werden. Ein falscher Umgang damit setzt sowohl die Mitarbeitenden als auch die Arbeitgeberin steuerlichen Aufrechnungen und Problemen mit den Sozialabgaben aus.

Was ein Fringe Benefit ist

Ein Fringe Benefit ist jede Leistung, die die Arbeitgeberin den Mitarbeitenden zusätzlich zum Barlohn gewährt, in Form eines Gutes, einer Dienstleistung oder eines Rechts. Grundsätzlich stellt alles, was einen messbaren wirtschaftlichen Vorteil darstellt, Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit dar. Die praktische Folge: Es muss im Lohnausweis ausgewiesen werden und unterliegt in der Regel sowohl den Steuern als auch den Sozialbeiträgen (AHV/IV/EO — Alters-, Invaliden- und Erwerbsersatzversicherung —, ALV Arbeitslosenversicherung, je nach Fall BVG berufliche Vorsorge).

Der Geschäftswagen, der häufigste Fall

Das auch zur privaten Nutzung überlassene Fahrzeug ist der Fringe Benefit schlechthin. Der private Vorteil wird auf zwei Arten berechnet:

• Monatspauschale, berechnet als Prozentsatz des Kaufpreises des Fahrzeugs (ohne MWST), im Lohnausweis ausgewiesen.
• Effektive Abrechnung der privat gefahrenen Kilometer mittels Bordbuch.

Die Pauschale ist wegen ihrer Einfachheit der verbreitetste Weg. Wichtig ist, dass der private Anteil nicht als Aufwand bei der Gesellschaft verbleibt, als handelte es sich zur Gänze um einen Geschäftsaufwand.

Verpflegung, Unterkunft und weitere Vorteile

Neben dem Wagen kommen in der Praxis viele Benefits vor:

• Unterkunft und Verpflegung unentgeltlich oder zum Vorzugspreis: bewertet nach anerkannten Ansätzen und zum Einkommen hinzugerechnet.
• Essensgutscheine und Geschenke: kleine übliche Beträge können toleriert werden, aber über bestimmte Schwellen hinaus werden sie steuerbar.
• Abonnemente und Telefon zur privaten Nutzung: Sie stellen einen Vorteil dar, wenn sie nicht streng geschäftlich sind.
• Mitarbeiterbeteiligungen und -optionen: Sie folgen besonderen Regeln zur Bewertung und zum Zeitpunkt der Besteuerung.
• Beiträge an private Ausgaben (Versicherungsprämien, Miete): Einkommen in jeder Hinsicht.

Einige Leistungen gelten hingegen als Geschäftsaufwand und nicht als Einkommen, zum Beispiel die Rückerstattung tatsächlich für die Arbeit angefallener Kosten nach einem anerkannten Reglement.

Der Lohnausweis ist der Kontrollpunkt

Der Lohnausweis ist das Dokument, in dem alles transparent erscheinen muss. Die offiziellen Vorgaben legen fest, welche Benefits auszuweisen sind, wie sie zu bewerten sind und in welchen Feldern sie einzutragen sind. Ein korrekt ausgefüllter Lohnausweis schützt alle: Die Mitarbeitenden entgehen Nachforderungen, die Arbeitgeberin belegt, dass sie ihre Pflichten als abrechnende und meldende Stelle für die Sozialbeiträge erfüllt hat. Einen Benefit wegzulassen oder zu unterbewerten gehört zu den häufigsten Ursachen einer steuerlichen Aufrechnung.

Die Verbindung zu den Sozialabgaben

Als Erwerbseinkommen steuerbare Fringe Benefits fallen in der Regel auch in die Bemessungsgrundlage der Sozialbeiträge. Das bedeutet: Ein nicht deklarierter Naturalvorteil erzeugt nicht nur ein Problem bei den direkten Steuern, sondern auch bei der AHV und den übrigen Versicherungen. Die Übereinstimmung zwischen steuerlicher und beitragsrechtlicher Behandlung ist wesentlich: Die Behörden gleichen die Daten ab.

Häufige Fehler

• Den privat genutzten Geschäftswagen nicht im Lohnausweis ausweisen.
• Wiederkehrende werthaltige «Geschenke» als nicht steuerbar behandeln.
• Effektive Spesenrückerstattungen mit Naturalvorteilen verwechseln.
• Den Benefit steuerlich, aber nicht AHV-rechtlich deklarieren, oder umgekehrt.

Kurz zusammengefasst

• Fast jeder Naturalvorteil ist steuerbares Einkommen.
• Der Geschäftswagen wird mit Pauschale oder Bordbuch abgerechnet.
• Verpflegung, Unterkunft, Gutscheine und Beteiligungen haben eigene Bewertungsregeln.
• Der Lohnausweis muss alles abbilden, Steuern und Beiträge inbegriffen.

Wie wir Ihnen helfen

Wir richten die steuerliche und beitragsrechtliche Behandlung der Fringe Benefits ein, von der Bewertung des Geschäftswagens bis zum korrekten Ausfüllen des Lohnausweises, damit Vergütung und Naturalleistungen jeder Kontrolle standhalten. Bringen Sie Ihre Fringe Benefits in Ordnung.