Quellensteuer: Leitfaden für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Nicht alle Arbeitnehmenden in der Schweiz zahlen ihre Steuern auf dieselbe Weise. Bei einem Teil der Arbeitnehmenden wird die Steuer auf das Erwerbseinkommen nicht mit der jährlichen Steuererklärung entrichtet, sondern direkt vom Arbeitgeber bei jeder Lohnzahlung abgezogen. Das ist die Quellensteuer, ein Mechanismus, der für das Unternehmen genaue Pflichten schafft und bei den Betroffenen häufig Fragen aufwirft. So funktioniert sie für beide Seiten.

Wer steuerpflichtig ist

Die Quellensteuer betrifft insbesondere ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung C, die zu Arbeitszwecken in der Schweiz wohnen oder sich aufhalten, sowie Grenzgänger und andere im Ausland wohnhafte Personen, die ein Einkommen aus schweizerischer Quelle beziehen. Kurz gesagt sind die typischen Profile:

• Arbeitnehmende ausländischer Staatsangehörigkeit mit einer B-Bewilligung (oder anderen Aufenthaltsbewilligungen), ohne C-Bewilligung;
• Grenzgänger, die in der Schweiz arbeiten und im Ausland wohnen;
• bestimmte Bezüger von Leistungen und Einkünften aus schweizerischer Quelle.

Schweizer Bürger und Ausländer mit einer C-Bewilligung werden hingegen im ordentlichen Verfahren mittels Steuererklärung besteuert. Auch wer der Quellensteuer unterliegt, kann, wenn er mit einer nicht quellensteuerpflichtigen Person verheiratet ist, in das ordentliche Verfahren fallen: Die familiären Verhältnisse sind massgebend.

Wie der Abzug funktioniert

Der Arbeitgeber zieht die Steuer bei jeder Lohnzahlung ab und wendet dabei die vom zuständigen Kanton festgelegten Tarife an. Die Tarife berücksichtigen Elemente wie Zivilstand, Zahl der Kinder und Erwerbstätigkeit des Ehegatten, zusammengefasst in Tarifcodes, die jedem Arbeitnehmenden korrekt zuzuordnen sind.

Der abgezogene Betrag ersetzt innerhalb gewisser Grenzen die ordentliche Steuer: Der Arbeitnehmende erhält den Nettobetrag und muss für diese Einkünfte grundsätzlich keine Steuererklärung einreichen. Die örtliche Zuständigkeit (der Kanton, dessen Tarife zur Anwendung kommen) hängt von der Situation des Arbeitnehmenden ab, ein Aspekt, der bei Grenzgängern oder Versetzungen oft unterschätzt wird.

Die Pflichten des Arbeitgebers

Für das Unternehmen ist die Quellensteuer eine unmittelbare Verantwortung. Kurz gesagt muss der Arbeitgeber:

• die steuerpflichtigen Arbeitnehmenden korrekt identifizieren und den richtigen Tarifcode zuordnen;
• die Steuer bei jeder Lohnzahlung nach den kantonalen Tarifen berechnen und abziehen;
• die abgezogenen Beträge fristgerecht an die zuständige Behörde abliefern;
• der Verwaltung periodisch abrechnen und melden;
• die Daten aktualisieren, wenn sich die Situation des Arbeitnehmenden ändert (Heirat, Kinder, Erhalt der C-Bewilligung, Ende des Arbeitsverhältnisses).

Ein Arbeitgeber, der falsch abzieht oder die Ablieferung unterlässt, haftet für die Steuer. Die häufigsten Fehler sind die Zuordnung eines falschen Tarifcodes, die fehlende Aktualisierung nach einer familiären Veränderung und der unsachgemässe Umgang mit Grenzgängern.

Die Nachbesteuerung: Der Abzug ist nicht immer endgültig

Ein wesentlicher Punkt für den Arbeitnehmenden: Der Quellensteuerabzug schliesst die Rechnung nicht zwingend ab. In verschiedenen Situationen kann oder muss der Arbeitnehmende zu einer Abrechnung mit der Verwaltung übergehen:

• beim Überschreiten einer bestimmten Einkommensschwelle greift die nachträgliche ordentliche Veranlagung, bei der ohnehin eine Steuererklärung eingereicht wird und die bereits entrichtete Quellensteuer angerechnet wird;
• der Arbeitnehmende kann eine Korrektur verlangen, um in den Tarifen nicht berücksichtigte Abzüge geltend zu machen (etwa Vorsorgebeiträge, besondere Kosten oder abzugsfähige Lasten);
• bei einem fehlerhaften Abzug kann eine Neuberechnung verlangt werden.

Diese Schritte haben Fristen, die einzuhalten sind: Wer Abzüge geltend machen oder Fehler korrigieren will, muss innerhalb der Fristen tätig werden, andernfalls bleibt der Abzug wie angewendet bestehen.

Zu vermeidende Fehler

• Auf Arbeitgeberseite: die Pflicht unterschätzen, den falschen Tarifcode wählen, die Daten nicht aktualisieren, die Ablieferungsfristen versäumen.
• Auf Arbeitnehmerseite: glauben, die Quellensteuer sei immer endgültig, und dadurch Abzüge verlieren, auf die man Anspruch hätte, oder die Schwelle ignorieren, die die ordentliche Veranlagung erzwingt.

Beide Seiten teilen dasselbe Risiko: die Quellensteuer als Automatismus zu behandeln, obwohl sie in Wirklichkeit Aufmerksamkeit für Codes, Schwellen und Fristen erfordert.

Wie wir sie handhaben

Bei SIH ONE verwalten wir die Quellensteuer im Rahmen des Payrolls: Wir identifizieren die Steuerpflichtigen, ordnen die korrekten Tarifcodes zu, kümmern uns fristgerecht um Abzüge, Ablieferungen und Abrechnungen und halten die persönlichen Situationen aktuell. Für die Arbeitnehmenden prüfen wir, ob sich eine Korrektur lohnt oder ob die ordentliche Veranlagung greift, damit kein Abzug verloren geht.

Möchten Sie eine fehlersichere Lohnverwaltung? Sprechen wir über Ihr Payroll.