Kostenrechnung: verstehen, wo man verdient

Die Jahresrechnung sagt, ob das Unternehmen als Ganzes verdient oder verliert, aber sie sagt nicht wo. Welches Produkt rentiert? Welcher Kunde kostet mehr, als er einbringt? Welche Abteilung verbrennt Marge? Auf diese Fragen antwortet die Kostenrechnung (auch Betriebs- oder Kostenrechnung genannt): ein Führungsinstrument, das das Obligationenrecht nicht vorschreibt, das aber oft den Unterschied ausmacht zwischen dem Entscheiden aus dem Bauch und dem Entscheiden mit Zahlen.

Finanz- und Kostenrechnung: zwei Perspektiven

Die Finanzbuchhaltung dient dazu, die Bilanz und die Erfolgsrechnung nach OR zu erstellen, für den Fiskus und für Dritte. Sie gliedert die Kosten nach Art: Personal, Material, Mieten, Abschreibungen.

Die Kostenrechnung gliedert dieselben Kosten nach Bestimmung um: wie viel es kostet, jenes Gut herzustellen, jenen Kunden zu bedienen, jene Abteilung offen zu halten. Sie ist intern, nicht obligatorisch, nicht standardisiert: Sie wird auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten.

Direkte und indirekte Kosten

Die grundlegende Unterscheidung besteht zwischen:

• Direkten Kosten: einem Produkt oder einer Dienstleistung eindeutig zurechenbar (das Rohmaterial eines Artikels, die Arbeit eines Auftrags).
• Indirekten Kosten (Gemeinkosten): mehreren Produkten gemeinsam, nach Kriterien zu verteilen (Miete, Verwaltung, Leitung, allgemeine Abschreibungen).

Die Herausforderung der Kostenrechnung liegt gerade darin, die indirekten Kosten sinnvoll zu verteilen, über Verteilungsschlüssel (Maschinenstunden, Arbeitsstunden, Quadratmeter, Mengen) oder über verfeinerte Methoden wie das Activity Based Costing, das die Kosten nach den Tätigkeiten zuordnet, die sie verursachen.

Die Kostenstellen

Der operative Kern sind die Kostenstellen: Einheiten, in denen die Kosten nach Verantwortungsbereich oder Funktion gruppiert werden (Produktion, Logistik, Verkauf, Verwaltung). Indem man Erträge und Kosten den Stellen zurechnet, sieht man, welche Wert schaffen und welche ihn absorbieren. In stärker strukturierten Betrieben treten die Profitcenter hinzu, die auch eigene Erträge haben und deren Ergebnis gemessen wird.

Der Deckungsbeitrag

Einer der nützlichsten Kennwerte ist der Deckungsbeitrag: die Differenz zwischen dem Ertrag eines Produkts und seinen variablen Kosten. Er ist das, was jenes Produkt zur Deckung der Fixkosten und zur Erzielung von Gewinn “beiträgt”.

Das Denken in Deckungsbeiträgen kehrt manche Intuition um:

• ein Produkt mit geringem Nettogewinn, aber hohem Deckungsbeitrag kann wertvoll sein, weil es Fixkosten deckt, die ohnehin bestünden;
• ein “verlustbringendes” Produkt zu streichen kann das Ergebnis verschlechtern, wenn sein Deckungsbeitrag einen Teil der verbleibenden Fixkosten deckte.

Daraus berechnet man auch die Gewinnschwelle (Break-even): das Verkaufsvolumen, das genau alle Kosten deckt.

Wozu sie in der Praxis dient

Eine gute Kostenrechnung ermöglicht es:

• Produkte und Dienstleistungen ausgehend von den realen Kosten korrekt zu bepreisen;
• nicht rentable Produkte, Kunden oder Aufträge zu erkennen;
• zu beurteilen, ob man selbst herstellt oder einkauft (Make or Buy);
• verlässliche Budgets zu erstellen und deren Abweichung im Ist zu kontrollieren;
• Investitionen auf die Bereiche auszurichten, die am meisten rentieren.

Für ein Dienstleistungsunternehmen gilt dasselbe Prinzip, angewandt auf die Stunden: wie viel eine geleistete Arbeitsstunde kostet, zu welchem Tarif sie verkauft werden soll, welche Aufträge die Marge aufzehren.

Wo man ansetzt

Es braucht nicht vom ersten Tag an ein komplexes System. Man beginnt damit, wenige klare Kostenstellen zu definieren, variable und fixe Kosten zu trennen und die Daten mit der bereits bestehenden Finanzbuchhaltung zu verbinden. Die Ausgereiftheit wächst mit dem Unternehmen: Wichtig ist, dass die Zahlen konsistent und aktuell sind, nicht theoretisch perfekt.

Zusammengefasst

• Die Finanzbuchhaltung sagt, ob du verdienst; die Kostenrechnung sagt, wo.
• Unterscheide direkte und indirekte Kosten; verteile die Gemeinkosten mit Bedacht.
• Die Kostenstellen zeigen, wer Wert schafft und wer ihn absorbiert.
• Der Deckungsbeitrag steuert Preise, Produktmix und Break-even.

Wie wir Sie unterstützen

Wir bauen für KMU massgeschneiderte Kostenrechnungssysteme: Kostenstellen, Deckungsbeiträge und ein Reporting, das die Führungsdaten mit der Finanzbuchhaltung verbindet. Finden Sie heraus, wo Sie wirklich verdienen.