Wie man ein Leasing verbucht

Leasing ist eine verbreitete Art, Fahrzeuge, Maschinen und Ausrüstungen zu finanzieren, ohne Liquidität im Kauf zu binden. Doch “Leasing” ist keine einheitliche buchhalterische Kategorie: Je nachdem, wie der Vertrag gestaltet ist, kann das Gut ausserhalb der Bilanz bleiben oder als Anlagevermögen mit entsprechender Schuld in sie eingehen. Zu wissen, in welchem Fall man sich befindet, bestimmt das Jahresergebnis und die Struktur der Bilanz.

Zwei Arten von Leasing

Die grundlegende wirtschaftliche Unterscheidung liegt zwischen zwei Formen:

Operating-Leasing: Es ähnelt einer Miete. Der Nutzer zahlt eine Rate, um das Gut für einen Zeitraum zu nutzen, an dessen Ende das Gut an die Leasinggesellschaft zurückgeht. Die Risiken und Chancen des Eigentums verbleiben beim Leasinggeber.
Finanzierungsleasing: Es ähnelt einem Ratenkauf. Die Laufzeit deckt einen grossen Teil der Nutzungsdauer des Guts ab, oft mit einer Kaufoption zu einem geringen Wert. Im Wesentlichen trägt der Nutzer die Risiken und Chancen des Eigentums, auch wenn er bis zum Rückkauf nicht formell dessen Inhaber ist.

Die Einordnung hängt nicht vom Etikett des Vertrags ab, sondern von der wirtschaftlichen Substanz: Laufzeit im Verhältnis zur Nutzungsdauer, Vorhandensein und Wert der Kaufoption, Verteilung der Risiken.

Wie das Operating-Leasing erfasst wird

Beim Operating-Leasing ist die Behandlung geradlinig:

Die periodische Rate geht direkt als Aufwand in die Erfolgsrechnung, unter den Betriebsaufwand.
Das Gut erscheint nicht in den Aktiven der Bilanz des Nutzers, weil er nicht dessen wirtschaftlicher Eigentümer ist.
Allfällige über den Jahreswechsel bezahlte Raten werden mit Rechnungsabgrenzungen abgegrenzt.

Es ist der einfachste Fall und oft der häufigste für Fahrzeuge und Ausrüstungen mit kurz- bis mittelfristiger Laufzeit.

Wie das Finanzierungsleasing erfasst wird

Wenn die Substanz jene eines finanzierten Kaufs ist, ändert sich die Vorgehensweise:

Das Gut wird als Anlagevermögen zu seinem Wert in den Aktiven aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
Als Gegenposten wird in den Passiven eine Leasingschuld in Höhe der Restverpflichtung erfasst.
Jede Rate wird in zwei Teile zerlegt: den Kapitalanteil, der die Schuld reduziert, und den Zinsanteil, der als Aufwand unter den Finanzaufwand geht.

So nimmt die Erfolgsrechnung Abschreibung und Zinsen auf statt der ganzen Rate, und die Bilanz spiegelt sowohl das Gut als auch die Schuld wider.

Der Schweizer Rahmen

Das Obligationenrecht schreibt kein starres Schema wie einige internationale Standards vor, verlangt aber eine wahrheitsgetreue und der wirtschaftlichen Substanz entsprechende Darstellung, im Einklang mit dem Vorsichtsprinzip. In der Praxis der KMU werden viele Leasingverträge als Operating behandelt, mit der Rate als Aufwand, wenn dies den Vorgang angemessen widerspiegelt. In den Fällen, in denen der Vertrag im Wesentlichen einem Kauf gleichkommt, ist die Aktivierung die korrektere Darstellung.

Zwei praktische Aspekte, die man nicht vernachlässigen sollte:

MWST: Auf den Leasingraten ist die Steuer in der Regel auf der Rechnung ausgewiesen und als Vorsteuer rückforderbar, sofern das Gut der steuerbaren Tätigkeit dient. Sie ist auf den einzelnen Raten zu handhaben.
Mehrjährige Kohärenz: Ist einmal eine Behandlung für einen Vertrag gewählt, muss sie über die gesamte Laufzeit beibehalten werden.

Häufige Fehler

Ein Finanzierungsleasing, das einem Kauf gleichkommt, als vollen Aufwand behandeln und so Gut und Schuld ausserhalb der Bilanz halten.
Die Rate des Finanzierungsleasings nicht in Kapital- und Zinsanteil zerlegen.
Die Jahresendabgrenzungen auf den über den Geschäftsjahreswechsel laufenden Raten vergessen.
Das Gut nicht aktivieren, wenn die Kaufoption den Erwerb faktisch sicher macht.

Kurz zusammengefasst

Die wirtschaftliche Substanz, nicht das Etikett, entscheidet über die Behandlung.
Operating-Leasing: Rate als Aufwand, Gut ausserhalb der Bilanz.
Finanzierungsleasing: Gut aktiviert und abgeschrieben, Schuld in den Passiven, Rate in Kapital und Zinsen zerlegt.
Die MWST auf den Raten und die Kohärenz über die Zeit müssen stets im Auge behalten werden.

Wie wir Ihnen helfen

Wir analysieren Leasingverträge, um sie korrekt einzuordnen und die der wirtschaftlichen Substanz am besten entsprechende Verbuchung einzurichten, im Einklang mit dem Obligationenrecht und der MWST-Handhabung. Wir verbuchen Ihre Leasingverträge.