Grenzgänger Italien-Schweiz: das neue Steuerabkommen

Das neue Grenzgängerabkommen zwischen Italien und der Schweiz hat die Besteuerungsregeln für jene geändert, die in Italien wohnen und in den Grenzkantonen arbeiten. Für einen Schweizer Arbeitgeber, der in Italien wohnhaftes Personal anstellt, ist das Verständnis des neuen Rahmens nicht optional: Es wirkt sich darauf aus, wie die Quellensteuer einbehalten wird und was den Behörden gemeldet wird. Hier die entscheidenden Punkte, ohne auf Zahlen einzugehen, die vom Einzelfall abhängen.

Wer aus steuerlicher Sicht Grenzgänger ist

Allgemein ist der Grenzgänger die Person, die in Italien steuerlich ansässig ist, als Angestellter für einen Schweizer Arbeitgeber in einem Grenzgebiet arbeitet und in der Regel an ihren Wohnort zurückkehrt. Das neue Abkommen definiert die Grenzzone und die Rückkehrbedingung präziser. Die Grenzgängereigenschaft ist es, die das Sonderregime auslöst: Ohne sie gelten die ordentlichen Regeln des Doppelbesteuerungsabkommens.

Das Schlüsselprinzip: neue und bestehende Grenzgänger

Das zentrale Element des neuen Abkommens ist die Unterscheidung zwischen zwei Gruppen, je nach dem Zeitpunkt des Beginns des Verhältnisses gegenüber dem Inkrafttreten der neuen Regeln:

• die «bestehenden» Grenzgänger, bereits unter dem früheren Regime tätig, behalten eine Behandlung in Kontinuität mit der Vergangenheit bei;
• die neuen Grenzgänger fallen unter das mit dem Abkommen eingeführte Regime, das eine konkurrierende Besteuerung vorsieht: in der Schweiz einbehaltene Steuer dort, wo die Arbeit verrichtet wird, und anschliessende Besteuerung in Italien, mit einem Mechanismus zur Vermeidung der Doppelbesteuerung.

Für den Schweizer Arbeitgeber ist der praktische Punkt in beiden Fällen derselbe: Auf den Lohn wird ein Quellensteuerabzug angewandt. Was sich ändert, sind die anwendbaren Prozentsätze und die steuerliche Fortsetzung beim Arbeitnehmer in Italien.

Die Rolle des Schweizer Arbeitgebers

Unabhängig von der Gruppe muss der Arbeitgeber, der einen Grenzgänger beschäftigt:

• die steuerliche Ansässigkeit und die Grenzgängereigenschaft des Mitarbeiters prüfen;
• die kantonale Quellensteuer korrekt anwenden;
• die einbehaltene Steuer an die zuständige Steuerbehörde abliefern;
• die Meldungen und die aufgrund der Abkommen zwischen den beiden Ländern verlangten Daten verwalten;
• die Lohnunterlagen ausstellen, die der Arbeitnehmer für seine Steuererklärung in Italien benötigt.

Die Verantwortung für den korrekten Abzug und die korrekte Ablieferung bleibt beim Arbeitgeber: Ein Fehler bei der Qualifikation des Mitarbeiters oder beim Satz führt zu Aufrechnungen und Korrekturen.

Der Knackpunkt Telearbeit

Das heikelste Thema des neuen Rahmens ist die Fernarbeit. Der Grenzgänger arbeitet definitionsgemäss auf Schweizer Gebiet; erhebliche von zu Hause in Italien geleistete Arbeitstage können sich auf die Eigenschaft und den Ort der Besteuerung auswirken. Italien und die Schweiz haben eine Toleranzschwelle für die Telearbeit festgelegt, innerhalb derer der Status nicht gefährdet ist, doch ein Überschreiten hat steuerliche Folgen. Für den Arbeitgeber bedeutet das, überwachen zu müssen, wo der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet, nicht nur wo er angestellt ist.

Was ein Arbeitgeber in Ordnung bringen muss

Um nicht ungedeckt dazustehen, empfiehlt es sich:

• die in Italien wohnhaften Mitarbeitenden zu erfassen und zwischen bestehenden und neuen einzuteilen;
• die angewandten Quellensteuersätze auf das korrekte Regime abzustimmen;
• eine Telearbeitsrichtlinie festzulegen, die die vereinbarte Schwelle berücksichtigt;
• eine Nachverfolgung der in der Schweiz und der aus der Ferne geleisteten Tage zu führen;
• Lohnabrechnungen und Ausweise mit den Deklarationsbedürfnissen des Arbeitnehmers abzustimmen.

Warum es sich lohnt, das jetzt zu regeln

Das Grenzgängerregime berührt gleichzeitig Payroll, Steuern und Arbeitsorganisation. Eine falsche Einrichtung zeigt sich nicht sofort: Sie sammelt sich Monat für Monat an und kommt bei einer Kontrolle oder einem Ausgleich ans Licht, wenn die Korrektur mehr kostet. Von Anfang an die korrekte Klassifizierung, die richtigen Sätze und eine kohärente Telearbeitsrichtlinie aufzusetzen, ist der Ansatz, der das Risiko verringert.

Wie wir Ihnen helfen

Der Bereich Payroll von SIH ONE verwaltet die Quellensteuer der Grenzgänger, die korrekte Klassifizierung der Mitarbeitenden und die damit verbundenen Meldungen und koordiniert Lohnabrechnungen, Ablieferungen und Telearbeitsrichtlinie. Vertrauen Sie uns Ihr Payroll an.