Onboarding: einen neuen Mitarbeiter gut aufnehmen

Das Onboarding ist die am meisten unterschätzte Phase der Personalführung. Viele Unternehmen investieren enorme Energie in die Rekrutierung und lassen den neuen Mitarbeiter dann am ersten Tag sich selbst überlassen. Das Ergebnis sind ein langsamer Start, vermeidbare Fehler und im schlimmsten Fall frühe Kündigungen. Ein gutes Onboarding ist keine Höflichkeit: Es bedeutet Produktivität und Risikoreduktion. In der Schweiz hat es zudem eine administrative Komponente, die abgeschlossen sein muss, bevor die Person überhaupt eintrifft.

Vor dem ersten Tag: die Pflichten

Ein gelungenes Onboarding beginnt Wochen im Voraus. Auf administrativer Ebene muss vor Beginn des Arbeitsverhältnisses Folgendes geregelt sein:

• ein unterzeichneter Arbeitsvertrag mit Funktion, Bruttolohn, Arbeitszeit, Ferien, Probezeit und Kündigungsfrist;
• Anschlüsse in Ordnung bei der AHV-Kasse (staatliche Alters- und Hinterlassenenversicherung), der BVG-Einrichtung (berufliche Vorsorge) und dem UVG-Versicherer (Unfallversicherung);
• Prüfung der Arbeitsbewilligung und, sofern geschuldet, Einrichtung der Quellensteuer für ausländische Mitarbeitende;
• allfällige Prüfung des kantonalen Mindestlohns oder eines anwendbaren Gesamtarbeitsvertrags (GAV).

Diese Schritte sind kein “Papierkram, den man in Ruhe erledigen kann”: Sie müssen bereit sein, bevor die Person arbeitet, denn Beiträge und Deckungen laufen ab Beginn des Verhältnisses.

Die praktische Grundlage vorbereiten

Über die Formalitäten hinaus muss der erste Tag vorbereitet werden. Es klingt selbstverständlich, aber der häufigste Fehler ist, den Neuen ohne die Arbeitsmittel eintreffen zu lassen:

• Arbeitsplatz, IT-Zugänge, E-Mail und Zugangsdaten bereit;
• Ausrüstung (Computer, Telefon, Badge) verfügbar;
• eine klar bezeichnete Ansprechperson für erste Fragen;
• ein Programm für die ersten Tage, kein leerer Schreibtisch.

Ein Mitarbeiter, der sich am ersten Tag nicht einmal im System anmelden kann, erhält eine implizite Botschaft: Hier arbeitet die Organisation nachlässig.

Die ersten Tage: Kontext, nicht nur Aufgaben

Echte Integration ist nicht die Liste der Aufgaben, sondern der Kontext. In den ersten Wochen sollte der neue Mitarbeiter verstehen:

• wie das Unternehmen funktioniert, wer was macht und an wen man sich wendet;
• die Prioritäten und was “gut gemachte Arbeit” in seiner Rolle bedeutet;
• die praktischen Regeln: Arbeitszeiten, Kommunikationswege, allfälliges Homeoffice;
• die Ziele der ersten Monate, explizit und überprüfbar.

Die Zuweisung eines Bezugskollegen (Buddy) beschleunigt diese Phase enorm: Viele kleine, aber blockierende Fragen finden eine Antwort, ohne den Vorgesetzten zu bemühen.

Die Probezeit: sie wirklich nutzen

Die Probezeit — in der Regel die ersten Monate des Verhältnisses, mit verkürzten Kündigungsfristen nach dem Obligationenrecht — ist keine Formsache. Sie ist das Instrument, um von beiden Seiten zu prüfen, ob die Verbindung funktioniert. Um sie gut zu nutzen:

• vereinbaren Sie Standortgespräche in regelmässigen Abständen (zum Beispiel nach dem ersten Monat);
• geben Sie konkretes Feedback, rechtzeitig zum Korrigieren;
• dokumentieren Sie, was Sie beobachten, damit eine Entscheidung — zur Bestätigung oder zur Trennung — fundiert und nicht improvisiert ist.

Das Ende der Probezeit zu erreichen, ohne je eine Rückmeldung gegeben zu haben, ist eine vertane Chance.

Die 30-60-90 Tage

Eine einfache Art, den Start zu strukturieren, ist das Denken in Etappen:

1. erste 30 Tage: Kontext, Werkzeuge und Menschen verstehen; erste angeleitete Aufgaben.
2. innerhalb von 60 Tagen: wachsende Selbstständigkeit bei den Hauptaufgaben; erstes strukturiertes Feedback.
3. innerhalb von 90 Tagen: volle Einsatzfähigkeit im Kern der Rolle erwartet; Bilanz der Probezeit.

Es braucht keinen schwerfälligen Prozess: Es braucht Absicht. Zu wissen, was auf jeder Etappe erwartet wird, macht den Weg für alle lesbar.

Warum es sich lohnt, es gut zu machen

Ein sorgfältiges Onboarding verkürzt die Zeit bis zur vollen Produktivität, senkt die Fehler in den ersten Wochen und verringert das Risiko eines frühen Ausscheidens, das die Investition in die Rekrutierung zunichtemacht. Es ist auch eine Frage des administrativen Risikos: Anschlüsse, Bewilligungen und Quellensteuer vor dem Start abzuschliessen, vermeidet Nachforderungen und rückwirkende Regularisierungen. Gut aufnehmen ist kurzum kein Luxus: Es ist der Teil der Arbeit, in dem sich entscheidet, ob sich die Anstellung lohnt.

Wie wir helfen

Die Division People von SIH ONE strukturiert klare Onboarding-Prozesse — administrative Checkliste, Plan der ersten Monate und korrekte Nutzung der Probezeit — damit jeder neue Mitarbeiter regelkonform und richtig startet. Sprechen Sie mit der Division People.