Zeichnungsberechtigung und Prokura: Einzel- und Kollektivunterschrift
Wer kann die Gesellschaft mit seiner Unterschrift verpflichten? Es ist eine Frage, die technisch erscheint, aber den Kern des täglichen Lebens eines Unternehmens berührt: Verträge, Bankkonten, Bestellungen, Beziehungen zu den Behörden. In der Schweiz sind die Zeichnungsberechtigungen präzise geregelt und werden im Handelsregister eingetragen, sodass jeder sie überprüfen kann. Sehen wir, wie sie funktionieren.
Einzelunterschrift und Kollektivunterschrift
Die Vertretungsbefugnis kann zwei Hauptformen annehmen:
- Einzelunterschrift: Die Person kann die Gesellschaft allein verpflichten. Ihre Unterschrift allein genügt, um einen gültigen Vertrag abzuschliessen.
- Kollektivunterschrift: Die Person kann die Gesellschaft nur zusammen mit einer anderen verpflichten. Die häufigste Form ist die Kollektivunterschrift zu zweien, bei der zwei gemeinsame Unterschriften nötig sind, um die Gesellschaft zu verpflichten.
Die Wahl zwischen den beiden Formen ist eine Governance-Entscheidung. Die Einzelunterschrift ist schneller und bequemer, konzentriert aber eine erhebliche Macht auf eine einzige Person. Die Kollektivunterschrift zu zweien führt eine gegenseitige Kontrolle ein: Niemand verpflichtet die Gesellschaft allein. Viele Unternehmen wählen ein gemischtes Modell — Einzelunterschrift für einige Spitzenfunktionen, Kollektivunterschrift für die übrigen.
Was “die Gesellschaft verpflichten” bedeutet
Wer zeichnungsberechtigt ist, handelt als Organ oder Vertreter der Gesellschaft nach aussen. Seine Unterschrift verpflichtet, im Rahmen der eingetragenen Befugnisse, die Gesellschaft gegenüber gutgläubigen Dritten. Dies ist ein wesentlicher Punkt: Der Dritte, der mit einer im Register mit Zeichnungsberechtigung eingetragenen Person kontrahiert, ist geschützt, auch wenn intern andere Weisungen bestanden.
Deshalb ist die Eintragung im Handelsregister keine Formalität: Sie definiert gegenüber der Aussenwelt, wer die Gesellschaft verpflichten kann und wie.
Die Prokura: eine delegierte Vertretungsbefugnis
Neben den Zeichnungsberechtigungen der Organe (Verwaltungsräte, Geschäftsführer) kann die Gesellschaft Prokuren erteilen. Die Prokura ist die Übertragung der Befugnis an eine Person, die Gesellschaft in bestimmten Geschäften zu vertreten. Auch die Prokura kann im Handelsregister eingetragen werden und kann, wie die Unterschrift, einzeln oder kollektiv sein.
In der Schweizer Geschäftspraxis werden insbesondere unterschieden:
- der Prokurist (mit Handelsprokura), befugt, die Geschäfte vorzunehmen, die der Betrieb des Unternehmens in der Regel mit sich bringt;
- der Handlungsbevollmächtigte, mit enger begrenzten Befugnissen, die an bestimmte Aufgaben gebunden sind.
Der Unterschied zwischen diesen Figuren liegt im Umfang der Befugnisse. Ihn korrekt zu definieren vermeidet sowohl, jenen zu viel Macht zu geben, die keine haben sollen, als auch, den Betrieb zu lähmen, indem Schlüsselpersonen ohne Autonomie bleiben.
Die Eintragung im Handelsregister
Damit die Zeichnungsberechtigungen und die Prokuren Dritten entgegengehalten werden können, müssen sie im Handelsregister eingetragen werden. Die Eintragung nennt den Namen der Person, die Art der Befugnis (einzeln oder kollektiv) und die Funktion. Jede Änderung — neue Unterschrift, Widerruf, Änderung der Modalität — erfordert eine Aktualisierung.
Das Register mit der Realität in Übereinstimmung zu halten ist wichtig: Eine Person, die die Gesellschaft verlassen hat, aber noch mit Zeichnungsberechtigung eingetragen ist, kann diese grundsätzlich weiterhin gegenüber gutgläubigen Dritten verpflichten, solange die Eintragung nicht gelöscht ist. Der rechtzeitige Widerruf ist daher eine konkrete Schutzmassnahme.
Die Verbindung zum Erfordernis des Schweizer Domizils
Die Zeichnungsberechtigungen sind mit einem grundlegenden organisatorischen Erfordernis verflochten: Die Gesellschaft muss durch mindestens eine in der Schweiz wohnhafte Person mit Zeichnungsberechtigung vertreten werden können. Das bedeutet, dass man beim Entwurf des Unterschriftenschemas sicherstellen muss, dass der Schweizer “Anker” stets abgedeckt ist — sei es durch Einzelunterschrift, sei es in kollektiver Kombination.
Ein häufiger Fehler ist, ein System ausschliesslich aus Kollektivunterschriften zu zweien unter lauter im Ausland wohnhaften Personen einzurichten und so das Erfordernis ungedeckt zu lassen. Der Entwurf der Befugnisse ist daher zusammen mit der Vertretungsstruktur zu durchdenken.
Wie man ein gutes Unterschriftenschema aufstellt
Einige nützliche Grundsätze:
- Verhältnismässigkeit zum Risiko: Je verpflichtender ein Geschäft, desto sinnvoller ist es, die Kollektivunterschrift zu verlangen.
- Betriebskontinuität: vermeiden, dass die Abwesenheit einer Person die tägliche Tätigkeit blockiert.
- Nachvollziehbarkeit: das Register nach jedem Rollenwechsel stets aktuell halten.
- Kohärenz mit der Governance: Die Unterschriften müssen die tatsächliche Verteilung der Verantwortung widerspiegeln und nicht willkürlich zugeteilt sein.
Ein gutes Unterschriftenschema schützt die Gesellschaft vor Missbrauch und hält sie beweglich. Ein schlecht entworfenes Schema ist eine Quelle von Risiken oder Blockaden.
Wie wir bei SIH ONE arbeiten
Wir helfen Gesellschaften, das Schema der Zeichnungsberechtigungen und Prokuren so zu gestalten und einzutragen, dass es mit Governance, Risiko und gesetzlichen Anforderungen im Einklang steht, und das Handelsregister stets mit den Veränderungen abgeglichen zu halten.
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