Spesenrückerstattung und Reisereglement
Die Spesenrückerstattung wirkt wie ein administratives Detail, ist aber einer der Punkte, an denen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gegenüber dem Fiskus am meisten riskieren. Die grundlegende Frage ist immer dieselbe: Ist diese Zahlung die Rückerstattung einer Auslage oder ist sie verkappter Lohn? Die Antwort bestimmt, ob sie steuerbar ist, ob sie Sozialabgaben auslöst und ob sie im Lohnausweis auszuweisen ist. Ein gutes Spesenreglement schafft ein für alle Mal Ordnung.
Rückerstattung ist kein Lohn
Der Grundsatz ist einfach: Die Rückerstattung einer im Interesse des Unternehmens getätigten Auslage ist kein Einkommen des Arbeitnehmers. Wenn ein Mitarbeitender das Zugbillett für eine Geschäftsreise vorstreckt und gegen Beleg zurückerstattet erhält, hat er nichts verdient: Er wurde für einen Unternehmenskosten schadlos gehalten.
Das Problem entsteht, wenn die Rückerstattung keiner realen Auslage entspricht oder nicht belegt ist. In diesem Fall kann die Behörde sie in Lohn umqualifizieren, mit Steuern und Sozialabgaben zulasten beider Parteien, samt möglichen Nachforderungen.
Effektive Spesen und Pauschalspesen
Es gibt zwei Arten der Rückerstattung:
- effektive Spesen: Der tatsächlich ausgegebene Betrag wird gegen Beleg (Rechnung, Quittung, Billett) zurückerstattet. Es ist die solideste Methode und wirft keine Probleme auf, wenn die Auslage geschäftlich ist.
- Pauschalspesen: Ein fester monatlicher oder jährlicher Betrag wird gewährt, um wiederkehrende Auslagen (Repräsentation, Kleinauslagen, Nutzung des Privatfahrzeugs) ohne Beleg für jeden einzelnen Posten zu decken.
Die Pauschale ist bequem, aber heikel: Ohne klare Regeln droht sie als Lohnbestandteil betrachtet zu werden. Deshalb greift man bei Pauschalen von gewissem Umfang auf ein genehmigtes Reglement zurück.
Das genehmigte Spesenreglement
Ein Spesenreglement ist ein internes Dokument, das festlegt, welche Auslagen rückerstattbar sind, mit welchen Limiten und mit welchen Pauschalen. Wird es der kantonalen Steuerbehörde vorgelegt und von ihr genehmigt, bietet es einen entscheidenden Vorteil: Die vorgesehenen Pauschalen werden als Rückerstattungen anerkannt und nicht als Einkommen behandelt, ohne dass jede einzelne Auslage belegt werden muss.
Ein typisches Reglement regelt:
- Reisen: Transport, Übernachtung, auswärtige Verpflegung;
- Fahrzeug: Nutzung des Privatfahrzeugs für berufliche Zwecke und die entsprechende Kilometerentschädigung;
- Repräsentation und wiederkehrende Kleinauslagen;
- Limiten und Genehmigungsverfahren der Spesenabrechnungen.
Im Lohnausweis ist anzugeben, ob ein genehmigtes Reglement besteht, und effektive sowie pauschale Rückerstattungen sind getrennt auszuweisen. Die Kohärenz zwischen Reglement, Lohnabrechnungen und Ausweis ist es, die einer Kontrolle standhält.
Reisen: die praktischen Regeln
Bei Reisen empfiehlt es sich, im Voraus festzulegen:
- was rückerstattbar ist (öffentliches Verkehrsmittel, Reiseklasse, Hotelkategorie, Obergrenze für Verpflegung);
- wie dokumentiert wird (Spesenabrechnung mit Belegen, Einreichfristen);
- wann eine Entschädigung greift (Distanz- oder Dauerschwellen, Auslandreisen);
- die Behandlung des Privatfahrzeugs gegenüber einem allfälligen Geschäftswagen.
Schriftliche und einheitliche Regeln vermeiden interne Streitigkeiten und machen die Rückerstattungen gegenüber dem Fiskus verteidigbar.
Zu vermeidende Fehler
- Erhebliche Pauschalen ohne genehmigtes Reglement auszahlen.
- Auslagen ohne Beleg oder nicht geschäftlicher Art zurückerstatten.
- Geschäftswagen (steuerbarer Vorteil) und Kilometerrückerstattung des Privatfahrzeugs verwechseln.
- Rückerstattungen nicht in den entsprechenden Feldern des Lohnausweises ausweisen.
- Rückerstattungen als Mittel zur Senkung des steuerbaren Lohns nutzen: Genau das suchen die Kontrollen.
Eine gut aufgesetzte Rückerstattung ist steuer- und abgaberechtlich neutral. Eine improvisierte Rückerstattung ist ein latentes Risiko, das bei der ersten Kontrolle zutage tritt.
Wie wir Ihnen helfen
Die Abteilung People von SIH ONE setzt Spesen- und Reisereglemente auf, kümmert sich um deren Genehmigung bei der kantonalen Behörde und stimmt Spesenabrechnungen, Lohnabrechnungen und Lohnausweise aufeinander ab. Sprechen Sie mit der Abteilung People.