Naturallohn: Verpflegung, Unterkunft und Auto

Nicht der gesamte Lohn läuft über das Bankkonto. Stellt der Arbeitgeber eine Unterkunft, Mahlzeiten oder ein auch privat nutzbares Auto zur Verfügung, entrichtet er einen Teil der Vergütung in Naturalform. Der Fiskus und die Sozialkassen behandeln ihn in jeder Hinsicht als Einkommen: Er ist zu bewerten, den Beiträgen zu unterstellen und im Lohnausweis auszuweisen. Ihn zu ignorieren ist einer der häufigsten — und teuersten — Fehler bei der Lohnabrechnung.

Was der Naturallohn ist

Es ist jede Leistung, die der Arbeitgeber der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter in anderer Form als Geld gewährt und die einen wirtschaftlichen Wert hat: unentgeltliche oder verbilligte Unterkunft, Verpflegung, ein auch in der Freizeit nutzbares Geschäftsfahrzeug, in gewissen Fällen die Übernahme privater Kosten. Der Grundsatz ist einfach: Erhält die angestellte Person einen geldwerten Vorteil, ist dieser Vorteil steuerbares Einkommen und beitragspflichtig für AHV/IV/EO, ALV, BVG und UVG (Alters-, Invaliden-, Erwerbsersatz-, Arbeitslosen-, berufliche Vorsorge und Unfallversicherung) wie der Barlohn.

Verpflegung und Unterkunft: Pauschalwerte

Für Verpflegung und Unterkunft muss nicht von Fall zu Fall geschätzt werden: Es gibt auf Bundesebene festgelegte Pauschalwerte für die Sozialversicherungen, unterschieden zwischen Erwachsenen und Personen in Ausbildung. Grundsätzlich wird unterschieden zwischen:

einzelnen Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen);
voller Tagesverpflegung;
Unterkunft (Zimmer) sowie Verpflegung und Unterkunft kombiniert.

Diese Pauschalbeträge dienen als Grundlage sowohl für die Sozialbeiträge als auch in der Regel für die Besteuerung. Der Vorteil ist die Sicherheit: Mit den offiziellen Werten müssen Sie keine Schätzung begründen. Kennen Sie den genauen, für das Referenzjahr geltenden Betrag, wenden Sie ihn an; im Zweifelsfall gehen Sie von den veröffentlichten Pauschalen aus und improvisieren keine Zahlen.

Das Geschäftsauto: der heikelste Teil

Das Geschäftsfahrzeug ist der häufigste und am meisten falsch gehandhabte Fall. Dient das Auto nur für berufliche Fahrten, liegt kein Naturallohn vor. Kann die mitarbeitende Person es aber auch in der Freizeit nutzen, ist dieser Privatanteil Einkommen.

Die Praxis sieht einen monatlichen Pauschalanteil vor, der als Prozentsatz des Kaufpreises des Fahrzeugs (ohne MWST) je Monat berechnet wird, mit einem Mindestbetrag. Dieser Anteil:

ist dem steuerbaren Lohn hinzuzurechnen;
ist beitragspflichtig;
wird in einem eigenen Feld des Lohnausweises angegeben.

Die Alternative ist ein Bordbuch, das die tatsächliche Nutzung dokumentiert und beruflich und privat genau aufteilt. Fehlt eine Dokumentation, wendet die Behörde die Pauschale an: Es empfiehlt sich, im Voraus zu entscheiden, welche Methode verwendet wird, und dabei konsequent zu bleiben.

Wie es im Lohnausweis ausgewiesen wird

Der Lohnausweis hat eigene Felder für die Naturalleistungen. Zusammengefasst:

Verpflegung und Unterkunft werden zum Bruttolohn hinzugerechnet;
das Geschäftsauto hat ein spezifisches Feld für den Privatanteil;
weitere Leistungen, die nicht in bar erfolgen, sind gesondert zu deklarieren.

Der klassische Fehler ist, die Beiträge nur auf dem Barteil zu entrichten und die Naturalleistungen aussen vor zu lassen: Bei der ersten Kontrolle der Ausgleichskasse werden die fehlenden Beiträge rückwirkend nachgefordert, mit Zins, und die Verantwortung trägt der Arbeitgeber.

Die Fehler, die kosten

Den Privatanteil des Autos vergessen: Es ist die häufigste Aufrechnung bei Kontrollen.
Verpflegung und Unterkunft nicht den Beiträgen unterstellen und sie als blosses Fringe Benefit behandeln.
Nach Augenmass schätzen, statt die offiziellen Pauschalen zu verwenden.
Die Felder des Lohnausweises zu den Naturalleistungen nicht ausfüllen.
Die Methode wechseln (Pauschale/Bordbuch) während des Jahres ohne Konsequenz.

Warum es sich lohnt, es in Ordnung zu bringen

Der Naturallohn ist kein Detail: Er wirkt sich auf die Beitragsgrundlage, die BVG und die Besteuerung der mitarbeitenden Person aus. Schlecht gehandhabt, erzeugt er Nachzahlungen und Streitigkeiten; gut gehandhabt, ist er ein transparentes Vergütungsinstrument und für das Unternehmen voll abziehbar. Der Schlüssel ist, ihn von der ersten Lohnabrechnung an nach den offiziellen Kriterien zu bewerten.

Wie wir Ihnen helfen

Die Abteilung Payroll von SIH ONE bindet die Naturalleistungen in die Lohnabrechnung ein: Bewertung von Verpflegung, Unterkunft und Auto, korrekte Unterstellung unter die Beiträge und Ausweisung im Lohnausweis, damit jede Lohnabrechnung der Kontrolle standhält. Vertrauen Sie uns Ihr Payroll an.