Protokolle und Beschlüsse: wie man sie in Ordnung hält

Protokolle wirken wie lästige Formalitäten, bis sie wirklich gebraucht werden: wenn das Handelsregister den Nachweis einer Ernennung verlangt, wenn die Bank sehen will, wer zeichnungsberechtigt ist, wenn ein Gesellschafter einen Beschluss anficht oder wenn eine Steuerkontrolle eintrifft. In diesem Moment kostet ein unordentliches Archiv Zeit, Glaubwürdigkeit und manchmal Geld. Protokolle und Beschlüsse in Ordnung zu halten ist eine der am meisten unterschätzten Disziplinen des Gesellschaftslebens. Sehen wir, wie man es richtig macht.

Warum Protokolle zählen

Das Protokoll ist der schriftliche Nachweis eines von einem Gesellschaftsorgan gefassten Beschlusses. In einer AG oder einer GmbH dokumentiert es, wer was, wann und mit welchen Mehrheiten beschlossen hat. Es dient dazu:

• die Beschlüsse, die es erfordern, ins Handelsregister einzutragen (Ernennungen, Statutenänderungen, Sitzverlegungen);
• die Zeichnungsberechtigungen gegenüber Banken, Behörden und Gegenparteien nachzuweisen;
• die Verwaltungsräte zu schützen, indem bewiesen wird, dass ein Beschluss korrekt und auf informierter Grundlage gefasst wurde;
• die Geschichte der Gesellschaft im Zeitverlauf nachzuvollziehen.

Ein fehlendes oder oberflächliches Protokoll ist in der Praxis gleichbedeutend mit einem Beschluss, den es nicht gibt.

Die Protokolle der Generalversammlung

Das Protokoll der Generalversammlung einer AG muss mindestens angeben:

• die Anzahl, die Art, den Nennwert und die Kategorie der vertretenen Aktien;
• die Beschlüsse und Ernennungen, mit dem Ergebnis der Abstimmungen;
• die Auskunftsbegehren und die entsprechenden Antworten;
• die von den Aktionären verlangten Erklärungen zu Protokoll.

Es ist vom Vorsitzenden und vom Protokollführer zu unterzeichnen. Ändert der Beschluss die Statuten oder betrifft er Kapitalmassnahmen, ist in der Regel die notarielle öffentliche Urkunde erforderlich: Ein einfaches Protokoll genügt nicht.

Die Protokolle des Verwaltungsrats

Auch die Beschlüsse des Verwaltungsrats sind zu protokollieren. Das VR-Protokoll führt die Anwesenden, die behandelten Gegenstände, die gefassten Beschlüsse und, wo nützlich, die Begründungen auf. Besonders wichtig ist es, Folgendes zu dokumentieren:

• die Geschäftsführungsdelegationen und die Organisationsreglemente;
• die Beschlüsse zu Fragen mit potenziellem Interessenkonflikt, unter Angabe, wie damit umgegangen wurde;
• die in Situationen finanzieller Schwierigkeiten getroffenen Beurteilungen (Kapitalverlust, Risiko der Überschuldung oder der Illiquidität).

Wird die Verantwortlichkeit der Verwaltungsräte angefochten, ist ein Protokoll, das einen abgewogenen und informierten Beschluss belegt, die beste Verteidigung.

Die Zirkularbeschlüsse

Nicht jeder Beschluss erfordert eine Sitzung. Der Verwaltungsrat kann auf dem Zirkularweg beschliessen (schriftliche Genehmigung eines Antrags, auch in elektronischer Form), sofern kein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Auch der Zirkularbeschluss ist zu dokumentieren und wie ein ordentliches Protokoll aufzubewahren. Es ist das typische Instrument schlanker Gesellschaften, entbindet aber nicht von der Nachvollziehbarkeit.

Das Aktienbuch und das Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten

Neben den Protokollen muss die Gesellschaft einige obligatorische Verzeichnisse aktuell halten:

• das Aktienbuch (für die AG) oder das Anteilsbuch (für die GmbH), mit den Inhabern und den Nutzniessern;
• das Verzeichnis der gemeldeten wirtschaftlich Berechtigten, verknüpft mit der Meldepflicht für diejenigen, die bedeutende Beteiligungen erwerben.

Diese Verzeichnisse sind so aufzubewahren, dass sie jederzeit in der Schweiz eingesehen werden können. Ein nicht aktualisiertes Aktienbuch ist ein ernstes Problem: Es macht die Inhaberschaft unsicher und blockiert Transaktionen wie Verkäufe, Kapitalerhöhungen oder Ausschüttungen.

Wie man archiviert: praktische Regeln

Ein geordnetes Gesellschaftsarchiv folgt wenigen einfachen Regeln:

1. Fortlaufende Nummerierung von Protokollen und Beschlüssen, mit sicherem Datum.
2. Ein Dossier pro Organ: Generalversammlung, Verwaltungsrat, Zirkularbeschlüsse, getrennt geführt.
3. Verknüpfung mit den Beilagen: genehmigte Konten, Anträge, Revisionsberichte, Vollmachten.
4. Dauerhafte Aufbewahrung: Gesellschafts- und Buchhaltungsunterlagen sind zehn Jahre lang aufzubewahren; für die Unterlagen, die Befugnisse und Strukturen belegen, empfiehlt es sich oft, sie während der gesamten Lebensdauer der Gesellschaft aufzubewahren.
5. Übereinstimmung mit dem Handelsregister: Jeder Eintragung muss ein dokumentierter Beschluss zugrunde liegen.

Die elektronische Form ist zulässig, sofern die Integrität und die Lesbarkeit der Dokumente im Zeitverlauf gewährleistet sind.

Die häufigsten Fehler

In der Praxis kehren immer dieselben Probleme wieder: Protokolle, die Monate nach der Sitzung erstellt werden, “mündlich” gefasste und nie formalisierte Beschlüsse, ein bei der Gründung stehengebliebenes Aktienbuch, fehlende Unterschriften, mehrere Versionen der Statuten, ohne zu wissen, welche in Kraft ist. Jedes davon ist eine kleine Zeitbombe, die im ungünstigsten Moment hochgeht.

Wie wir bei SIH ONE arbeiten

Wir richten den Dokumentenbestand der Gesellschaft ein und halten ihn aktuell — Protokolle, Beschlüsse, Aktienbuch, Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten — in Übereinstimmung mit dem Handelsregister, sodass jeder Beschluss nachvollziehbar und jede Befugnis jederzeit nachweisbar ist.

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