Actions nominatives : registre des actionnaires et obligations

Après l’abolition des actions au porteur, la grande majorité des SA suisses travaillent avec des actions nominatives. C’est un choix qui apporte transparence et traçabilité, mais qui impose à la société des obligations de tenue documentaire précises. Celui qui administre une SA doit savoir quels registres tenir, qui y a accès et ce qui se passe quand une action change de propriétaire. Voyons ces obligations de manière concrète.

Ce qui distingue l’action nominative

L’action nominative est établie au nom d’une personne déterminée, inscrite dans les registres de la société. À la différence de l’action au porteur, dont le titulaire était quiconque avait le titre en main, l’action nominative lie la titularité à un nom. À l’égard de la société est considéré comme actionnaire celui qui est inscrit au registre des actions : c’est le point clé de la légitimation.

Le registre des actions

Toute SA avec actions nominatives doit tenir un registre des actions (registre des actionnaires). Ce n’est pas une formalité bureaucratique : c’est l’instrument qui détermine qui peut exercer les droits sociaux. Le registre doit mentionner :

le nom et l’adresse des titulaires des actions nominatives ;
le nombre et, le cas échéant, la catégorie des actions détenues ;
les éventuels usufruitiers et leurs données.

Le registre doit être tenu de manière à être accessible en Suisse en tout temps. À l’égard de la société ne vaut comme actionnaire, avec droit de vote et droit aux dividendes, que celui qui y est inscrit. Celui qui achète des actions mais ne demande pas l’inscription reste propriétaire mais ne peut pas exercer les droits sociaux.

Le registre des ayants droit économiques

Outre le registre des actions, il existe une seconde obligation introduite pour accroître la transparence. Celui qui acquiert des actions nominatives (ou des parts) et atteint certains seuils de participation doit annoncer à la société l’ayant droit économique, c’est-à-dire la personne physique qui se trouve effectivement derrière la participation. La société tient un registre des ayants droit économiques avec le nom et l’adresse de ces personnes.

Le défaut d’annonce a des conséquences lourdes : tant que l’actionnaire ne respecte pas l’obligation, les droits sociaux liés aux actions (en premier lieu le vote) restent suspendus, et les droits patrimoniaux peuvent s’éteindre. C’est un mécanisme qui pousse à la transparence en rendant de fait inutilisables les actions non déclarées.

Comment se transfèrent les actions nominatives

Le transfert dépend de la forme des titres :

si des actions sur papier ont été émises, le transfert s’opère par la remise du titre et, en règle générale, un endossement ou une cession ;
si les actions n’ont pas été incorporées dans des titres, le transfert s’opère par cession écrite du droit.

Dans les deux cas, pour être légitimé à l’égard de la société, l’acquéreur doit demander l’inscription au registre des actions. Si les statuts prévoient des clauses d’agrément, la société peut subordonner l’inscription à son consentement, dans les limites fixées par la loi.

Les obligations pratiques de la société

Celui qui administre doit garantir, de manière continue :

la tenue à jour du registre des actions à chaque transfert ;
la gestion des annonces des ayants droit économiques et du registre correspondant ;
la conservation des documents justificatifs à la base des inscriptions ;
le respect des éventuelles clauses statutaires sur le transfert.

Ces registres doivent être conservés avec les documents qui en prouvent le contenu, pendant la durée prévue après la radiation de la personne inscrite.

Erreurs à éviter

Considérer le registre des actions comme un document facultatif : sans tenue correcte, la légitimation à l’assemblée devient contestable.
Ignorer l’obligation d’annonce de l’ayant droit économique, avec la suspension des droits de vote qui en découle.
Ne pas mettre à jour les registres après un transfert, créant une incertitude sur l’identité réelle de l’actionnaire.
Tenir les registres à l’étranger sans accès immédiat depuis la Suisse.

En résumé

Les actions nominatives apportent de la transparence mais exigent une discipline documentaire. Registre des actions et registre des ayants droit économiques ne sont pas des formalités : ils déterminent qui vote, qui encaisse les dividendes et qui risque de voir ses droits suspendus. Les tenir en ordre fait partie intégrante d’une bonne gouvernance.

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