Il verbale dell'assemblea costitutiva

La costituzione di una società di capitali svizzera non si esaurisce nella firma di un contratto: passa attraverso un atto formale, redatto per atto pubblico davanti a un notaio, in cui i fondatori dichiarano di costituire la società e adottano una serie di decisioni fondamentali. Il documento che raccoglie e certifica queste decisioni è il verbale dell’assemblea costitutiva. È un atto tecnico, ma capirlo aiuta a non arrivare dal notaio impreparati.

Che cos’è, in concreto

Il verbale dell’atto costitutivo è la registrazione ufficiale della volontà dei fondatori di dare vita a una SA o a una Sagl. Viene redatto per atto pubblico: significa che un notaio, quale pubblico ufficiale, constata le dichiarazioni delle parti, verifica l’identità dei fondatori e attesta la conformità degli atti compiuti. Senza questa forma, la società semplicemente non nasce: la costituzione di SA e Sagl richiede sempre l’atto pubblico.

Il verbale non va confuso con gli statuti. Gli statuti sono la “costituzione interna” della società (scopo, capitale, organi, regole di funzionamento); il verbale costitutivo è l’atto con cui i fondatori dichiarano di costituire la società, adottano quegli statuti e prendono le prime decisioni operative.

Le dichiarazioni dei fondatori

Nel verbale i fondatori dichiarano, tra l’altro:

• di costituire una società di capitali con una determinata ragione sociale e sede;
• di adottare gli statuti allegati all’atto;
• di sottoscrivere tutte le azioni (SA) o le quote sociali (Sagl), indicando l’importo sottoscritto da ciascuno;
• che i conferimenti corrispondono all’intero prezzo di emissione e sono a disposizione della società secondo le regole di legge.

Queste dichiarazioni sono la base su cui il notaio costruisce l’atto e su cui poggia l’iscrizione a registro.

Le attestazioni indispensabili

Perché la costituzione sia valida, il verbale deve dare atto di alcune verifiche. Le principali:

• attestazione di deposito del capitale: la banca conferma che i conferimenti in denaro sono stati versati su un conto di consegna vincolato, a disposizione esclusiva della futura società;
• in caso di conferimenti in natura, l’esistenza dei relativi contratti e della documentazione che ne giustifica il valore;
• la dichiarazione dei fondatori (dichiarazione Stampa) sull’assenza di altri conferimenti in natura, assunzioni di beni o vantaggi speciali oltre a quelli indicati.

Sono passaggi che servono a proteggere i futuri creditori e la serietà del capitale dichiarato: il registro di commercio non iscrive una società se questi presupposti non risultano dall’atto.

Le nomine e le prime decisioni

Nello stesso contesto, i fondatori nominano gli organi della società:

• i membri del consiglio di amministrazione (SA) o i gerenti (Sagl);
• l’ufficio di revisione, oppure la dichiarazione di rinuncia alla revisione (opting-out) quando le condizioni lo consentono, tipicamente nelle piccole società con pochi dipendenti e senza obbligo di revisione ordinaria.

Vengono inoltre definiti i poteri di firma. Tutte queste decisioni entrano nel verbale e, di riflesso, nella notifica al registro di commercio.

Perché la cura formale conta

Il verbale costitutivo è il documento che il registro di commercio esamina per iscrivere la società: la ragione sociale, la sede, lo scopo, il capitale, gli organi, i poteri di firma derivano da qui. Un errore o un’incongruenza – un capitale non allineato agli statuti, una nomina imprecisa, un’attestazione mancante – blocca l’iscrizione e fa slittare la nascita della società. Poiché la personalità giuridica si acquista solo con l’iscrizione, ogni imprecisione ha un costo di tempo reale.

Va inoltre ricordato che chi agisce in nome della società prima dell’iscrizione risponde personalmente: gli obblighi assunti passano alla società solo se questa li accetta entro il termine di legge dopo l’iscrizione. Anche per questo la sequenza – atto costitutivo, iscrizione, ratifica – va gestita con ordine.

Errori da evitare

• Presentarsi dal notaio con statuti non definitivi o incoerenti con le decisioni sui conferimenti.
• Sottovalutare la scelta su revisione e poteri di firma, che vanno decisi già in sede costitutiva.
• Trascurare la dichiarazione sui conferimenti in natura, che deve riflettere fedelmente la realtà.

Come lavoriamo in SIH ONE

Prepariamo l’intero fascicolo costitutivo – statuti, dichiarazioni dei fondatori, coordinamento con la banca per il conto di consegna e con il notaio per l’atto pubblico – in modo che il verbale rispecchi decisioni chiare e l’iscrizione a registro proceda senza rimbalzi.

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