Whistleblowing: gestire le segnalazioni in azienda

Un collaboratore scopre una fattura gonfiata, un conflitto d’interessi taciuto o una violazione di sicurezza. Cosa fa? Se non ha un canale chiaro e protetto per segnalarlo, spesso la risposta è: niente. Oppure si rivolge all’esterno, a un giornale o a un’autorità. Il whistleblowing serve proprio a far emergere questi problemi prima che diventino danni, dentro l’azienda e non fuori.

Cosa dice il diritto svizzero

In Svizzera non esiste, al momento, una legge organica sul whistleblowing per il settore privato. Il tentativo di introdurre una disciplina generale nel Codice delle obbligazioni è stato respinto dal Parlamento nel 2020. Questo significa che, a differenza dell’Unione europea che ha adottato una direttiva specifica, l’azienda svizzera non ha un obbligo legale generalizzato di istituire un canale di segnalazione.

Attenzione però: l’assenza di un obbligo generale non significa vuoto normativo. Restano rilevanti:

• Il dovere di fedeltà del lavoratore (art. 321a CO): il collaboratore deve tutelare gli interessi del datore di lavoro, e in linea di principio segnalare prima internamente, poi eventualmente alle autorità.
• La protezione contro il licenziamento abusivo (art. 336 CO): licenziare chi segnala in buona fede una violazione può configurare un licenziamento abusivo, con indennità fino a sei mesi di salario.
• Normative settoriali: banche, assicurazioni e intermediari finanziari sono soggetti a requisiti FINMA che di fatto impongono canali di segnalazione interni.

Chi tratta clienti o dati dell’Unione europea deve inoltre considerare la direttiva europea, che può applicarsi a gruppi con presenza nell’UE.

Perché conviene comunque avere un canale

Anche senza obbligo, dotarsi di un sistema di whistleblowing è una scelta di governance intelligente. I motivi sono concreti:

• Emersione precoce dei problemi: gran parte delle frodi interne viene scoperta grazie a segnalazioni, non ad audit. Un canale efficace riduce le perdite.
• Riduzione del rischio reputazionale: meglio gestire una criticità all’interno che vederla esplodere sulla stampa.
• Segnale di cultura sana: dimostra a collaboratori, clienti e partner che l’azienda prende sul serio l’integrità.

Come impostare il canale in pratica

Un sistema credibile non è una casella email dimenticata. Serve una struttura minima ma solida.

1. Definire chi riceve le segnalazioni

Il punto di raccolta deve essere indipendente rispetto a chi potrebbe essere coinvolto. Può essere un membro della direzione dedicato, un organo interno o un soggetto esterno di fiducia. In strutture piccole, affidarsi a un partner esterno garantisce imparzialità.

2. Garantire riservatezza e, se possibile, anonimato

L’identità del segnalante va protetta. Molte segnalazioni non arrivano mai per paura di ritorsioni. Prevedere la possibilità di segnalare in forma anonima, o almeno con riservatezza garantita, aumenta la fiducia.

3. Formalizzare la procedura

Serve un regolamento interno che stabilisca:

• Cosa può essere segnalato (violazioni di legge, del codice etico, frodi, rischi per la sicurezza).
• Come inoltrare la segnalazione e a chi.
• I tempi di riscontro e le fasi di verifica.
• Il divieto esplicito di ritorsioni.

4. Trattare i dati correttamente

Le segnalazioni contengono spesso dati personali sensibili. La gestione deve rispettare la legge svizzera sulla protezione dei dati: accesso limitato, conservazione proporzionata, informazione alle persone coinvolte nei limiti consentiti dall’indagine.

Gli errori da evitare

• Il canale-vetrina: annunciarlo senza gestirlo davvero è peggio che non averlo. Ogni segnalazione ignorata distrugge la fiducia.
• Ritorsioni mascherate: trasferimenti, demansionamenti o valutazioni negative dopo una segnalazione espongono a contenziosi per licenziamento o trattamento abusivo.
• Confondere segnalazione e denuncia pubblica: il sistema deve incentivare la via interna. Se funziona, il collaboratore non ha motivo di rivolgersi subito all’esterno.

Whistleblowing e codice etico

Il canale di segnalazione non vive isolato. Funziona quando poggia su un codice etico chiaro, che definisce cosa l’azienda considera inaccettabile. Senza quel riferimento, il segnalante non sa nemmeno cosa vale la pena segnalare. I due strumenti si rafforzano a vicenda.

Il nostro approccio

In SIH ONE aiutiamo le imprese a costruire sistemi di whistleblowing proporzionati alla loro dimensione: dal regolamento interno al canale di raccolta indipendente, fino alla gestione conforme dei dati e all’integrazione con la governance esistente. L’obiettivo non è la burocrazia, ma uno strumento che funziona davvero quando serve.

Vuoi impostare un canale di segnalazione solido e conforme? Parliamone insieme.