In der Schweiz wohnhafter Geschäftsführer: wann er obligatorisch ist

Wer aus dem Ausland eine Schweizer Gesellschaft gründet, stösst bald auf eine Frage: Braucht es wirklich jemanden, der in der Schweiz wohnhaft ist? Die Antwort lautet ja, doch das Erfordernis wird oft missverstanden. Es ist nicht nötig, dass alle Geschäftsführer Schweizer oder wohnhaft sind. Nötig ist, dass die Gesellschaft durch mindestens eine in der Schweiz wohnhafte Person vertreten werden kann. Der Unterschied ist wesentlich. Sehen wir ihn uns genau an.

Was das Gesetz wirklich sagt

Das Obligationenrecht sieht vor, dass eine GmbH und eine AG durch eine in der Schweiz wohnhafte Person vertreten werden können müssen. Diese Person muss über die Zeichnungsberechtigung verfügen und Zugang zum Verzeichnis der Gesellschafter oder zum Aktienbuch haben, um für die Gesellschaft gegenüber Dritten und Behörden handeln zu können.

Das Erfordernis betrifft nicht die Staatsangehörigkeit: Ein in der Schweiz wohnhafter ausländischer Staatsbürger erfüllt es problemlos. Es betrifft auch nicht die Mehrheit des Organs: Die übrigen Geschäftsführer können durchaus im Ausland wohnen. Entscheidend ist, dass der Schweizer «Anker» stets vorhanden ist.

Wozu dieses Erfordernis dient

Der Grund ist praktisch und ordnungspolitisch: Die Schweiz will, dass jede Kapitalgesellschaft auf ihrem Gebiet über eine erreichbare Ansprechperson verfügt. Es braucht jemanden, der:

• die offiziellen Zustellungen und Mitteilungen entgegennehmen kann;
• Urkunden unterzeichnen und die Gesellschaft vertreten kann;
• gegenüber den Behörden, Gläubigern und Gerichten einsteht.

Ohne diese Figur könnte eine Gesellschaft vollständig aus dem Ausland geführt werden und im Streit- oder Verfahrensfall faktisch unerreichbar sein. Das Erfordernis verhindert «leere Hüllen» ohne Verankerung.

Wer die Rolle ausfüllen kann

Die in der Schweiz wohnhafte Person mit Zeichnungsberechtigung kann sein:

• ein Mitglied des Verwaltungsrats (bei der AG) oder ein Geschäftsführer (bei der GmbH), der in der Schweiz wohnhaft ist;
• ein eingetragener Direktor oder Prokurist mit Vertretungsbefugnis, der in der Schweiz wohnhaft ist.

Wichtig ist, dass mindestens eine Person mit Zeichnungsberechtigung — einzeln oder, in Kombination, kollektiv — einen Schweizer Wohnsitz hat. Das Gesetz verlangt die Fähigkeit, die Gesellschaft zu vertreten, nicht dass die wohnhafte Person allein sämtliche Befugnisse innehat.

Der Fall des ausländischen Unternehmers

Das Thema wird konkret für den Unternehmer, der im Ausland lebt und eine Schweizer Gesellschaft möchte. In diesem Fall hat er im Wesentlichen zwei Wege:

1. Umziehen oder einen wohnhaften Partner beauftragen: Lässt sich jemand aus dem Führungsteam in der Schweiz nieder, ist das Erfordernis intern erfüllt.
2. Auf einen Geschäftsführer oder Vertreter mit Schweizer Wohnsitz zurückgreifen: eine professionelle Figur, die das Amt oder die Vertretung übernimmt, die zur Erfüllung des gesetzlichen Erfordernisses nötig ist.

Dieser zweite Weg ist völlig legitim und der verbreitetste für alle, die die Gesellschaft aus dem Ausland führen. Er muss jedoch seriös aufgesetzt werden: Wer seinen Wohnsitz und seine Unterschrift zur Verfügung stellt, übernimmt reale Verantwortung und muss tatsächlich eingebunden und informiert sein.

Achtung: es ist nicht nur eine Gefälligkeitsunterschrift

Ein häufiger Fehler ist, den wohnhaften Geschäftsführer als rein formale Pflichterfüllung zu betrachten. Das ist er nicht. Wer ein Amt in einem Verwaltungsrat oder als Geschäftsführer bekleidet, übernimmt die Sorgfalts- und Treuepflichten und haftet im Fall einer Verletzung persönlich. Auch der Vertreter mit Zeichnungsberechtigung handelt mit Verantwortung.

Deshalb sind die Wahl der Person, die Definition ihrer Befugnisse und die Organisation der Informationsflüsse keine Details: Sie sind das Herz einer Struktur, die trägt. Eine «geliehene» Unterschrift ohne Einbindung setzt sowohl die Gesellschaft als auch denjenigen aus, der sie zur Verfügung stellt.

Was passiert, wenn das Erfordernis nicht erfüllt ist

Verliert die Gesellschaft die in der Schweiz wohnhafte Person mit Zeichnungsberechtigung — etwa weil die einzige wohnhafte Person zurücktritt oder ihren Wohnsitz ins Ausland verlegt —, entsteht ein Organisationsmangel. In diesen Fällen kann das Handelsregisteramt eingreifen, die Gesellschaft auffordern, den Zustand wiederherzustellen, und bei Ausbleiben Massnahmen einleiten, die bis zur Auflösung reichen können. Es ist eine Situation, der man vorbeugt und die man nicht in letzter Minute bewältigt.

Wie wir bei SIH ONE arbeiten

Wir stellen die Vertretung mit Schweizer Wohnsitz zur Verfügung, die zur Erfüllung des gesetzlichen Erfordernisses nötig ist, mit realer und verantwortungsvoller Einbindung, und strukturieren die Zeichnungsbefugnisse im Einklang mit der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft. Keine Gefälligkeitsunterschriften: solide Lösungen, die über die Zeit tragen.

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