Den ersten Mitarbeiter in der Schweiz einstellen

Der erste Mitarbeiter ist eine Schwelle. Bis dahin verwalten Sie nur sich selbst; sobald Sie einen Arbeitsvertrag unterzeichnen, werden Sie zum Arbeitgeber, mit klaren Pflichten gegenüber dem Mitarbeiter und gegenüber dem Staat. Es ist nicht kompliziert, aber es muss in der richtigen Reihenfolge und bevor die Person zu arbeiten beginnt erledigt werden. Hier ist die Übersicht.

Zuerst: der Arbeitsvertrag

Das Arbeitsverhältnis in der Schweiz wird durch das Obligationenrecht geregelt. Ein schriftlicher Vertrag ist nicht immer zwingend, aber dringend empfohlen und erlaubt es, die Punkte festzulegen, die andernfalls den gesetzlichen Standardregeln folgen.

Im Vertrag sind mindestens zu definieren:

• Funktion, Arbeitsort und Eintrittsdatum;
• Lohn (brutto) und Zahlungsrhythmus;
• wöchentliche Arbeitszeit und Ferien (gesetzliches Minimum vier Wochen);
• Probezeit und Kündigungsfristen;
• allfällige Anwendung eines Gesamtarbeitsvertrags (GAV).

Achtung beim Lohn: In einigen Kantonen und Branchen bestehen verbindliche Mindestlöhne. Prüfen Sie diese, bevor Sie ein Angebot formulieren.

Der Anschluss an die Sozialversicherungen

Bevor der Mitarbeiter beginnt, muss der Arbeitgeber bei den Sozialversicherungen in Ordnung sein. In der Praxis bedeutet das:

• sich einer AHV-Ausgleichskasse anschliessen (staatliche Vorsorge), die AHV/IV/EO, ALV (Arbeitslosenversicherung) und die Familienzulagen verwaltet;
• sich einer Vorsorgeeinrichtung (BVG, berufliche Vorsorge) anschliessen, wenn der Lohn die jährliche Eintrittsschwelle übersteigt;
• die Unfallversicherung UVG bei einem Versicherer abschliessen.

Von jedem Lohn behält der Arbeitgeber den Anteil des Mitarbeiters zurück und fügt seinen eigenen hinzu, wobei er das Ganze den Kassen abliefert. AHV/IV/EO und ALV werden paritätisch finanziert; beim BVG zahlt der Arbeitgeber mindestens die Hälfte; der Berufsunfall geht zulasten des Arbeitgebers, der Nichtberufsunfall in der Regel zulasten des Mitarbeiters.

Wenn der Mitarbeiter ausländisch ist: Bewilligung und Quellensteuer

Wenn Sie eine Person ausländischer Staatsangehörigkeit einstellen, prüfen Sie ihren Aufenthalts- und Arbeitstitel. Je nach Bewilligung können vor Aufnahme der Tätigkeit eine Meldung oder eine Bewilligung erforderlich sein.

Viele ausländische Arbeitnehmer ohne Niederlassungsbewilligung unterliegen der Quellensteuer: Der Arbeitgeber behält die Steuer direkt vom Lohn zurück und liefert sie der kantonalen Steuerbehörde ab. Es ist eine Pflicht des Arbeitgebers, keine Option.

Die Lohnabrechnung und der Lohnausweis

Bei jeder Zahlung hat der Mitarbeiter Anspruch auf eine Lohnabrechnung, die den Bruttolohn, die Abzüge (AHV/IV/EO, ALV, BVG, Nichtberufsunfall UVG, allfällige Quellensteuer) und den ausbezahlten Nettolohn ausweist. Am Jahresende wird der Lohnausweis erstellt, ein Steuerdokument, das der Mitarbeiter seiner Steuererklärung beilegt.

Der Arbeitgeber muss zudem die Jahresabrechnung der Löhne gegenüber der Ausgleichskasse und den anderen Einrichtungen vornehmen.

Die richtige Reihenfolge der Schritte

Damit Sie nicht ungedeckt dastehen, gehen Sie so vor:

1. Funktion, Bruttolohn und Bedingungen definieren;
2. Mindestlöhne und, falls nötig, den Branchen-GAV prüfen;
3. Arbeitsbewilligung und allfällige Quellensteuer kontrollieren;
4. sich der AHV-Kasse anschliessen und BVG und UVG anschliessen;
5. den schriftlichen Vertrag vor dem Beginn unterzeichnen;
6. einen monatlichen Lohnabrechnungsprozess einrichten.

Die Fehler, die teuer werden

• Einstellen vor dem Anschluss an die Kassen: Die Beiträge bleiben trotzdem geschuldet, mit Zinsen.
• Die UVG vergessen: Ohne Deckung wird ein Unfall zum Problem des Arbeitgebers.
• Die Quellensteuer ignorieren: Die Verantwortung für den Abzug liegt beim Arbeitgeber.
• Brutto und netto verwechseln im Angebot: In der Schweiz verhandelt man den Bruttolohn.
• Kein schriftlicher Vertrag: Im Streitfall gelten die gesetzlichen Regeln, nicht Ihre Absichten.

Es ist nicht nur ein Kostenpunkt, es ist Verantwortung

Arbeitgeber zu werden bedeutet, Verantwortung zu übernehmen: Der Arbeitgeber haftet auch für den zurückbehaltenen Anteil des Mitarbeiters und für die korrekte Ablieferung. Ein systematischer Fehler ist kein buchhalterisches Detail, sondern ein persönliches Risiko für denjenigen, der verwaltet.

Wie wir Ihnen helfen

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