Interessenkonflikte in den Gesellschaftsorganen

Der Interessenkonflikt ist eine der heikelsten Situationen im Gesellschaftsleben. Er ist an sich nicht unzulässig: Es ist normal, dass ein Verwaltungsratsmitglied Beziehungen, Interessen oder Ämter hat, die sich mit denen der Gesellschaft überschneiden können. Das Problem entsteht, wenn der Konflikt weder offengelegt noch bewältigt wird. In diesem Fall kann der Entscheid angefochten und das Verwaltungsratsmitglied haftbar werden. Sehen wir, wie man diese Fälle erkennt und korrekt steuert.

Was ein Interessenkonflikt ist

Ein Konflikt liegt vor, wenn das persönliche Interesse eines Organmitglieds — oder einer ihm nahestehenden Person — bei einem bestimmten Entscheid vom Interesse der Gesellschaft abweichen kann. Er ergibt sich unmittelbar aus der Treuepflicht: Das Verwaltungsratsmitglied muss das Gesellschaftsinteresse verfolgen, nicht das eigene. Typische Beispiele:

• das Verwaltungsratsmitglied, das zugleich Lieferant oder Kunde der Gesellschaft ist;
• der Vertrag zwischen der Gesellschaft und einem Mitglied des Verwaltungsrats oder einer ihm zurechenbaren Gesellschaft;
• die Vergütung und die Vorteile der Organe;
• Geschäfte mit nahestehenden Parteien (Konzerngesellschaften, Familienangehörige, massgebende Gesellschafter);
• die Kumulierung von Ämtern in konkurrierenden Gesellschaften oder in Gesellschaften, die untereinander in Geschäftsbeziehung stehen.

Die Offenlegungspflicht

Die Revision des Aktienrechts hat eine ausdrückliche Regel eingeführt: Die Mitglieder des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung müssen den Verwaltungsrat unverzüglich und vollständig über die sie betreffenden Interessenkonflikte informieren. Die Offenlegung ist der erste und wichtigste Schritt: Ein offengelegter und bewältigter Konflikt ist ein normaler Vorgang; ein verschwiegener Konflikt ist eine Verletzung der Treuepflicht.

Der informierte Verwaltungsrat muss anschliessend die zum Schutz der Interessen der Gesellschaft erforderlichen Massnahmen treffen. Es gibt kein Patentrezept: Die Massnahme ist an der Schwere des Konflikts auszurichten.

Die Bewältigungsmassnahmen

Je nach Fall stehen folgende Instrumente zur Verfügung:

• Stimmenthaltung des im Konflikt stehenden Mitglieds beim Entscheid, der es betrifft. Dies ist die häufigste Massnahme und muss protokolliert werden.
• Enthaltung auch von der Beratung, in heikleren Fällen, um die anderen nicht zu beeinflussen.
• Entscheid durch die nicht im Konflikt stehenden Mitglieder allein oder Einbezug der Generalversammlung, wenn das Geschäft besonders bedeutsam ist.
• Überprüfbare Marktbedingungen (at arm’s length): Der Vertrag mit der nahestehenden Partei muss dem Vergleich mit dem standhalten, was mit einem unabhängigen Dritten vereinbart worden wäre.
• Unabhängiges Gutachten oder unabhängige Bewertung bei aussergewöhnlichen Geschäften.

Der Schlüssel ist die Nachvollziehbarkeit: Das Protokoll muss zeigen, dass der Konflikt offengelegt, beurteilt und mit einer angemessenen Massnahme bewältigt wurde.

Die Verträge zwischen der Gesellschaft und ihren Organen

Ein besonderer Fall betrifft Verträge zwischen der Gesellschaft und der Person, die sie vertritt. Schliesst die Gesellschaft einen Vertrag von einem gewissen Wert mit dem einzigen Verwaltungsratsmitglied ab, das sie vertritt — oder mit einer ihm nahestehenden Person —, so verlangt das Gesetz in der Regel die Schriftform. Es ist ein Schutz gegen undurchsichtige Geschäfte, die man “mit sich selbst” abschliesst und die für Gesellschaften mit einem einzigen dominus typisch sind. Wird diese Form vernachlässigt, ist die Gültigkeit des Geschäfts gefährdet.

Die Folgen eines schlecht bewältigten Konflikts

Einen Konflikt zu ignorieren oder zu verbergen, hat konkrete Folgen:

• der Entscheid kann angefochten werden oder unwirksam sein;
• das Verwaltungsratsmitglied haftet für die Verletzung der Treuepflicht, mit möglicher Pflicht, den Schaden zu ersetzen und die unrechtmässig erlangten Vorteile zurückzuerstatten;
• das Vertrauen zwischen Gesellschaftern und Organen wird beschädigt, mit Kettenwirkungen auf die Governance.

Im Gesellschaftskonzern vervielfacht sich das Thema: Wer in mehreren Verwaltungsräten sitzt, muss sorgfältig kartieren, wo seine Treuepflichten in Spannung geraten können.

Vorbeugen durch Organisation

Der beste Weg, Konflikte zu bewältigen, ist, sie vorherzusehen, bevor sie auftreten. Einige wirksame Praktiken:

1. Eine interne Richtlinie zu Interessenkonflikten, die festlegt, was und wem gegenüber offenzulegen ist.
2. Ein Interessenregister der Mitglieder (Ämter, Beteiligungen, Geschäftsbeziehungen), das regelmässig aktualisiert wird.
3. Ein Standardverfahren der Offenlegung und Enthaltung, das systematisch angewendet und protokolliert wird.
4. Klare Regeln für Geschäfte mit nahestehenden Parteien, mit Schwellenwerten und Genehmigungsstufen.
5. Aufmerksamkeit für die Vergütung der Organe, die von denjenigen beschlossen wird, die nicht unmittelbar davon profitieren.

Es braucht keinen schwerfälligen Apparat: In einer kleinen Gesellschaft genügen wenige, konsequent angewandte Regeln. Es kommt auf die Disziplin an, nicht auf die Menge der Dokumente.

Wie wir bei SIH ONE arbeiten

Wir unterstützen Verwaltungsräte und Geschäftsleitungen dabei, Richtlinien und Verfahren zu Interessenkonflikten im Verhältnis zur Grösse der Gesellschaft aufzusetzen, Entscheide mit nahestehenden Parteien korrekt zu dokumentieren und Verträge zwischen Gesellschaft und Organen so zu gestalten, dass sie über die Zeit Bestand haben.

Möchten Sie, dass Interessenkonflikte in Ihrer Gesellschaft transparent und anfechtungssicher gehandhabt werden? Entdecken Sie unsere Rechts- und Steuerberatung und sichern Sie die Entscheide Ihrer Organe ab.