Buchführungspflicht: was jede Rechtsform verlangt

Nicht alle Schweizer Unternehmen haben dieselben Buchführungspflichten. Das Obligationenrecht (OR) staffelt die Anforderungen nach Rechtsform und Grösse. Zu wissen, in welche Kategorie Sie fallen, bewahrt Sie davor, zu viel — oder zu wenig — zu tun. Hier ist die Übersicht.

Das Kriterium ist nicht nur die Rechtsform

Das OR unterscheidet zwei Regime, und die Hauptgrenze ist eine Schwelle des Jahresumsatzes: CHF 500’000.

• Unter CHF 500’000 Umsatz können sich Einzelfirmen und Personengesellschaften auf die sogenannte vereinfachte Buchführung beschränken: Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben sowie der Vermögenslage (“Buchhaltung über die Einnahmen”). Keine vollständige Bilanz und Erfolgsrechnung.
• Ab CHF 500’000 Umsatz greift die Pflicht zur vollständigen ordentlichen Buchführung: Geschäftsbücher mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang nach den Regeln des OR.

Die juristischen Personen — GmbH und AG — sind hingegen zur vollständigen ordentlichen Buchführung unabhängig vom Umsatz verpflichtet, ab dem ersten Franken. Hier zählt nicht die Grösse: Es zählt die Rechtsform.

Einzelfirma und Personengesellschaft

Wenn Sie als Einzelfirma oder als einfache Gesellschaft/Kollektivgesellschaft tätig sind:

• Unter der Schwelle: Es genügt, Einnahmen, Ausgaben und Vermögen zu dokumentieren. Das ist das leichteste Regime, geeignet für Einsteiger oder für begrenzte Volumen.
• Über der Schwelle: vollständige Buchführung wie eine Kapitalgesellschaft, mit allen Buchungen, der Bewertung der Aktiven und dem Jahresabschluss nach OR.

Achtung: “Vereinfachte Buchführung” bedeutet nicht “keine Pflicht”. Sie müssen dennoch die Belege aufbewahren, die Bewegungen nachverfolgen und über zuverlässige Daten für die Steuererklärung und für eine allfällige MWST-Pflicht verfügen (die eine eigene Schwelle hat, CHF 100’000 Umsatz).

GmbH und AG: vollständige Buchhaltung ab dem ersten Tag

Kapitalgesellschaften müssen die ordentliche Buchführung nach OR führen, die Folgendes verlangt:

• Eine Bilanz, die Aktiven, Passiven und Eigenkapital darstellt.
• Eine Erfolgsrechnung mit den Erträgen und Aufwänden des Geschäftsjahres.
• Einen Anhang mit den vorgesehenen ergänzenden Informationen.

Und das alles unter Einhaltung der Buchführungsgrundsätze des OR: Fortführung, Klarheit, Vorsicht sowie korrekte Bewertung von Vorräten, Anlagen und Rückstellungen. Daraus leiten sich Themen wie Abschreibungen und stille Reserven ab.

Wann eine Revision nötig ist

Ist die Grössenschwelle überschritten, kommt zur Buchhaltung die Pflicht zur Revision der Rechnung hinzu. Das OR sieht zwei Intensitäten vor:

• Ordentliche Revision für Unternehmen, die während zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre zwei der drei Parameter überschreiten: Bilanzsumme, Umsatz und Anzahl Vollzeitstellen über bestimmten Schwellen.
• Eingeschränkte Revision (Review) für die übrigen Kapitalgesellschaften, die nicht unter die ordentliche Revisionspflicht fallen.

Kleinere KMU können auf die eingeschränkte Revision verzichten (Opting-out), wenn sie eine geringe Zahl an Vollzeitbeschäftigten haben und alle Gesellschafter zustimmen. Das ist eine nützliche Vereinfachung, muss aber korrekt beschlossen und ins Handelsregister eingetragen werden.

Was aufzubewahren ist, und wie lange

Unabhängig vom Regime schreibt das OR die Aufbewahrung der Geschäftsbücher, der Belege und der Geschäftskorrespondenz für zehn Jahre vor. Die Dokumente sind geordnet und während der gesamten Frist lesbar aufzubewahren. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, sofern Integrität und Verfügbarkeit der Daten gewährleistet sind.

Der Fehler, die Schwelle zu unterschätzen

Das Überschreiten der CHF 500’000 ist kein Schalter, den jemand für Sie umlegt: Sie selbst müssen bemerken, dass Sie die Schwelle überschritten haben, und das Buchhaltungssystem anpassen. Wer am Jahresende mit einer “Buchhaltung über die Einnahmen” dasteht, während er die vollständige hätte führen müssen, muss alles nachträglich rekonstruieren, mit deutlich höheren Kosten und Fehlerrisiken.

Dasselbe gilt für die MWST: Die beiden Schwellen — CHF 500’000 für die Buchhaltung und CHF 100’000 für die MWST — sind verschieden und müssen getrennt überwacht werden.

Wie wir arbeiten

Bei SIH ONE gehen wir von Ihrer Rechtsform und Ihren Volumen aus, um das korrekte Buchhaltungsregime zu definieren — weder überdimensioniert noch unzureichend — und überwachen die Schwellen in Echtzeit, damit der Übergang zu einer höheren Pflicht Sie nicht unvorbereitet trifft. Die laufende Führung wird von unseren KI-Systemen vorverarbeitet und von einer qualifizierten Fachperson validiert, mit einer Archivierung, die den vom OR verlangten zehn Jahren entspricht.

Möchten Sie wissen, welches Buchhaltungsregime für Ihr Unternehmen wirklich obligatorisch ist? Prüfen wir es gemeinsam.