Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und das Ausfallrisiko steuern

Eine ausgestellte Rechnung ist noch kein eingenommenes Geld. Zwischen dem Moment des Verkaufs und dem Moment, in dem man die Zahlung sieht, vergehen Wochen, manchmal Monate, und manchmal kommt die Zahlung gar nicht. Kundenforderungen sind oft der grösste Posten im Umlaufvermögen eines KMU und zugleich der tückischste: Sie stellen eingefrorene Liquidität dar und im Fall eines Ausfalls einen reinen Verlust. Sie gut zu steuern ist keine Bürokratie, es ist Schutz der Kasse.

Die Forderung ist gebundene Liquidität

Jede offene Rechnung ist Ihr Geld, das in der Tasche des Kunden steckt. Je länger die Inkassozeit, desto mehr Kapital bleibt blockiert und desto mehr muss sich das Unternehmen anderweitig finanzieren, um Löhne, Lieferanten und Steuern zu bezahlen. Der erste zu beobachtende Indikator ist die durchschnittliche Inkassozeit (DSO): wie viele Tage im Schnitt zwischen Rechnung und Zahlung vergehen. Steigt sie, verschlechtert sich die Liquidität, auch wenn der Umsatz wächst.

Klare Zahlungsbedingungen von Anfang an

Viele unbezahlte Rechnungen entstehen aus mehrdeutigen Bedingungen. Die Konditionen sind vor dem Verkauf schriftlich festzulegen:

• Eine ausdrückliche Zahlungsfrist (zum Beispiel 30 Tage ab Rechnung).
• Ein allfälliger Skonto bei vorzeitiger Zahlung, wenn er für Ihre Margen sinnvoll ist.
• Zahlungsart und -angaben ohne Mehrdeutigkeit.
• Bei bedeutenden Beträgen oder neuen Kunden eine Anzahlung oder Teilzahlung im Voraus.

In der Schweiz wird die Forderung, wenn keine Frist vereinbart ist, mit der Aufforderung des Gläubigers fällig, und der Schuldner gerät nach einer Mahnung in Verzug (oder, wenn ein Verfalltag festgelegt ist, automatisch an jenem Datum). Den Verfalltag auf der Rechnung festzuhalten vereinfacht alles Weitere.

Der Mahnprozess

Eine überfällige Forderung ist sofort und methodisch zu behandeln, nicht “gären” zu lassen. Ein geordneter Prozess sieht mehrere Stufen vor:

• Erste Mahnung kurz nach dem Verfall, höflich: oft ist es nur ein Versehen.
• Zweite Mahnung in festerem Ton und mit neuer kurzer Frist.
• Letzte Mahnung, die die nächsten Schritte ankündigt.

Regelmässigkeit zählt mehr als Härte: Der Kunde, der weiss, dass er eng verfolgt wird, zahlt vor dem, der vergessen wird. Bei erheblichen Verzügen können Verzugszinsen berechnet werden (der gesetzliche Schweizer Satz beträgt 5 % pro Jahr, sofern nichts anderes vereinbart ist).

Wenn der Kunde nicht zahlt: der Betreibungsweg

Reichen die Mahnungen nicht, bietet die Schweiz ein standardisiertes Verfahren nach dem Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG). Es beginnt mit einem Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt, das dem Schuldner einen Zahlungsbefehl zustellt. Der Schuldner kann Rechtsvorschlag erheben; in diesem Fall muss der Gläubiger ihn auf gerichtlichem Weg beseitigen (Rechtsöffnung), was umso leichter gelingt, je besser die Forderung durch klare Titel belegt ist — Vertrag, Rechnung, Schuldanerkennung. Deshalb ist die geordnete Dokumentation der Geschäftsbeziehung die beste Versicherung: Eine gut dokumentierte Forderung lässt sich weit leichter einbringen.

Die buchhalterische Behandlung von Ausfällen

Buchhalterisch darf eine Forderung, deren Einbringung zweifelhaft ist, nicht zum vollen Wert in der Bilanz bleiben: Das Vorsichtsprinzip des Obligationenrechts verlangt, sie zu dem zu bewerten, was realistisch einbringbar ist. Man unterscheidet:

• Spezifische Wertberichtigung: für einzelne konkret gefährdete Forderungen (Kunde in Schwierigkeiten, Streitfälle, laufende Betreibung).
• Pauschale Wertberichtigung: ein vorsichtiger Prozentsatz auf den Gesamtbestand der Forderungen zur Deckung des allgemeinen Ausfallrisikos.
• Endgültiger Verlust: Ist die Forderung uneinbringlich (zum Beispiel bei erfolglosem Abschluss der Betreibung), wird sie ausgebucht.

Zu beachten ist ferner, dass eine Wertberichtigung die bereits bezahlte MWST betrifft: Bei endgültig ausgefallener Einnahme kann die seinerzeit deklarierte Steuer nach den anwendbaren Regeln korrigiert werden.

Das Risiko im Vorfeld senken

Eine Forderung einzutreiben kostet Zeit und Geld; sie zu verhindern kostet weit weniger:

• Prüfen Sie die Bonität neuer Kunden, bevor Sie bedeutende Zahlungsaufschübe gewähren.
• Konzentrieren Sie nicht zu viel Umsatz auf einen einzigen Kunden.
• Fakturieren Sie sofort und präzise: Verzögerungen und Fehler verlängern die Inkassozeiten.
• Überwachen Sie die Überfälligkeiten wöchentlich, nicht am Quartalsende.

Zusammengefasst

• Die Forderung ist gebundene Liquidität: messen Sie die durchschnittliche Inkassozeit.
• Legen Sie Zahlungsbedingungen und -fristen schriftlich fest, bevor Sie verkaufen.
• Regelmässige, methodische Mahnungen bringen mehr ein als gelegentliche Härte.
• Der Betreibungsweg (SchKG) funktioniert besser mit gut dokumentierten Forderungen.
• Das Vorsichtsprinzip verlangt, zweifelhafte Forderungen wertzuberichtigen.

Wie wir Ihnen helfen

Wir richten für KMU die Forderungssteuerung ein — Bedingungen, Mahnungen, korrekte Wertberichtigungen in der Buchhaltung — und begleiten Sie bei der geordneten Kontenführung, die jede Forderung leichter verteidig- und einbringbar macht. Wir bringen Ordnung in Ihre Forderungen.