Aktive und passive Rechnungsabgrenzung zum Jahresende

Am Ende des Geschäftsjahres stimmen die Konten selten mit der wirtschaftlichen Realität überein. Eine im Januar für ein über den Jahreswechsel laufendes Quartal bezahlte Miete, eine im Voraus beglichene Versicherungsprämie, aufgelaufene, aber noch nicht vereinnahmte Zinsen: Das sind Aufwände und Erträge, die zu einer Periode gehören, aber in einer anderen bezahlt oder verbucht werden. Die Rechnungsabgrenzungen dienen genau dazu, jeden Wert wieder seinem zugehörigen Jahr zuzuordnen. Sie sind der Kern der Abschlussbuchungen.

Das Prinzip: Periodengerechtigkeit, nicht Zahlungsfluss

Das Obligationenrecht verlangt, dass die Erfolgsrechnung die der Periode zugehörigen Aufwände und Erträge abbildet, unabhängig davon, wann die Zahlung erfolgt. Es ist das Prinzip der zeitlichen Abgrenzung: Was im Jahr aufgelaufen ist, belastet das Jahr, auch wenn das Geld vorher oder nachher fliesst.

Vier Formen sind zu unterscheiden, indem man zwei Fragen kreuzt: Ist der Wert ein Aufwand oder ein Ertrag? Ist der Geldfluss bereits erfolgt oder muss er noch erfolgen?

Die vier Formen

Passive Abgrenzung von Aufwand (aufgelaufener, noch nicht bezahlter Aufwand): ein der Periode zugehöriger Aufwand, der im Folgejahr beglichen wird. Beispiel: im Dezember aufgelaufene, aber im Januar belastete Darlehenszinsen. Es wird eine Verbindlichkeit und ein Aufwand im laufenden Jahr verbucht.
Aktive Abgrenzung von Ertrag (aufgelaufener, noch nicht vereinnahmter Ertrag): ein der Periode zugehöriger Ertrag, der später vereinnahmt wird. Beispiel: aufgelaufene, aber noch nicht gutgeschriebene Zinserträge. Es wird eine Forderung und ein Ertrag verbucht.
Aktive Rechnungsabgrenzung (im Voraus bezahlter Aufwand): ein bereits bezahlter Aufwand, der teilweise dem Folgejahr zugehört. Beispiel: eine im Oktober bezahlte Jahresversicherungsprämie. Der auf das neue Jahr entfallende Anteil wird abgegrenzt und mindert den Aufwand des laufenden Jahres.
Passive Rechnungsabgrenzung (im Voraus vereinnahmter Ertrag): ein bereits vereinnahmter Ertrag, der teilweise dem Folgejahr zugehört. Beispiel: eine im Voraus vereinnahmte Gebühr oder ein Abonnement. Der künftig zugehörige Anteil wird abgegrenzt und mindert den Ertrag des laufenden Jahres.

Die Merkregel: Die aktiven/passiven Abgrenzungen von Aufwand und Ertrag betreffen aufgelaufene, aber noch nicht ausgeglichene Werte (die Zahlung kommt später); die Rechnungsabgrenzungen betreffen bereits ausgeglichene, aber künftig zugehörige Werte (die Zahlung ist bereits erfolgt).

Ein Zahlenbeispiel

Das Unternehmen bezahlt am 1. Oktober eine Versicherungsprämie von 12’000 CHF für zwölf Monate. Am 31. Dezember sind drei Monate verstrichen: 3’000 CHF gehören zum laufenden Jahr, 9’000 CHF zum Folgejahr.

Es wird eine aktive Rechnungsabgrenzung von 9’000 CHF verbucht.
Der Versicherungsaufwand des laufenden Jahres bleibt bei 3’000 CHF.
Zur Eröffnung des neuen Jahres wird die Abgrenzung aufgelöst und die 9’000 CHF kehren im zugehörigen Jahr in den Aufwand zurück.

Dieselbe Überlegung gilt umgekehrt für einen im Voraus vereinnahmten Ertrag.

Wo sie am häufigsten entstehen

Die typischen Abschlussbuchungen betreffen:

Mieten und Leasing über den Jahreswechsel;
im Voraus bezahlte Versicherungsprämien und Gebühren;
aufgelaufene Zinserträge und -aufwände;
erhaltene, aber noch nicht fakturierte Nebenkosten, Unterhalt und Lieferungen;
im Jahr aufgelaufener 13. Monatslohn und Personalkomponenten;
im Voraus vereinnahmte Abonnemente und wiederkehrende Erträge.

Häufige Fehler

Alles nach Zahlungsfluss zu verbuchen und die Periodengerechtigkeit zu ignorieren, was das Jahresergebnis verfälscht.
Aktive/passive Abgrenzungen und Rechnungsabgrenzungen zu verwechseln: Die Richtung der Zahlung (vorher oder nachher) ist der Schlüssel.
Zu vergessen, die Abgrenzungen zur Eröffnung des Folgejahres aufzulösen, mit Doppelzählungen.
Die Pro-rata-Berechnung nicht zu dokumentieren, was die Prüfung erschwert.

Zusammengefasst

Rechnungsabgrenzungen ordnen Aufwände und Erträge der zugehörigen Periode zu.
Abgrenzungen von Aufwand/Ertrag: aufgelaufene Werte, Zahlung später. Rechnungsabgrenzungen: Zahlung bereits erfolgt, künftige Periode.
Jede Abgrenzung ist zur Eröffnung des neuen Jahres aufzulösen.
So respektiert die Bilanz das Periodenprinzip des OR.

Wie wir Ihnen helfen

Wir betreuen die Jahresabschlüsse und berechnen die Rechnungsabgrenzungen präzise, damit die Bilanz die tatsächliche wirtschaftliche Periode abbildet und den Prüfungen standhält. Bringen wir Ihren Abschluss in Ordnung.