Homeoffice der Grenzgänger: die steuerlichen Aspekte

Das Homeoffice der Grenzgänger hat aufgehört, eine Pandemie-Ausnahme zu sein, und ist zu einer strukturellen Frage geworden: Wie viele Tage kann ein italienischer Grenzgänger von zu Hause arbeiten, ohne das Steuerregime oder die Sozialversicherung des Arbeitsverhältnisses zu ändern? Für den Schweizer Arbeitgeber ist dies kein nebensächliches HR-Thema: Es wirkt sich auf die Quellensteuer, die Beiträge und die Haftung aus. Es lohnt sich, die Mechanismen zu verstehen, ohne sich auf vom Hörensagen bekannte Prozentsätze zu verlassen.

Das allgemeine Prinzip: besteuert wird, wo gearbeitet wird

Die Grundregel in den Doppelbesteuerungsabkommen ist einfach: Das Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit ist in dem Staat steuerbar, in dem die Tätigkeit physisch ausgeübt wird. Ein Grenzgänger, der in einem Büro in der Schweiz arbeitet, erzeugt in der Schweiz steuerbares Einkommen; die von zu Hause in Italien gearbeiteten Tage sind grundsätzlich in Italien ausgeübte Tätigkeit.

Daher das Problem des Homeoffice: Je mehr Tage jenseits der Grenze gearbeitet werden, desto grösser ist das Risiko, einen Teil der Besteuerung zu verlagern und den Grenzgängerstatus in Frage zu stellen.

Die vereinbarten Telearbeitsschwellen

Italien und die Schweiz haben einen Rahmen für die Arbeit der Grenzgänger definiert, der eine Obergrenze an Telearbeitstagen umfasst, innerhalb derer die von zu Hause ausgeübte Tätigkeit steuerlich weiterhin so behandelt wird, als ob sie im Staat des Arbeitgebers (der Schweiz) erbracht würde. Die Idee ist, einen angemessenen Anteil an Homeoffice zu ermöglichen, ohne Komplikationen auszulösen.

Das operative Konzept für den Arbeitgeber ist dieses:

• innerhalb der vereinbarten Telearbeitsschwelle bleibt das Regime das ordentliche des Grenzgängers und die Besteuerung des Lohns verlagert sich nicht;
• oberhalb der Schwelle kann der in Italien ausgeübte Teil der Arbeit in Italien steuerbar werden, mit Deklarationspflichten und möglichen Folgen für den Status.

Die genauen Schwellen und Modalitäten sind durch spezifische Abkommen festgelegt und können sich weiterentwickeln: Bevor ein strukturierter Homeoffice-Plan bewilligt wird, ist der Prozentsatz in seiner geltenden Fassung zu prüfen, nicht aus dem Gedächtnis zu schätzen.

Neue und alte Grenzgänger: zwei Regime

Achtung auf einen oft übersehenen Punkt: Die Besteuerung der Grenzgänger Italien-Schweiz unterscheidet zwischen jenen, die unter das neue Regime fallen, und jenen, die das frühere beibehalten, mit Unterschieden dazu, wo und wie das Einkommen besteuert wird. Die beiden Kategorien dürfen nicht gleich behandelt werden, und dies wirkt sich auch darauf aus, wie die Telearbeitstage ins Gewicht fallen. Der Arbeitgeber muss wissen, in welche Kategorie jeder Mitarbeitende fällt.

Die Quellensteuer bleibt eine Arbeitgeberpflicht

Welches auch immer die Konstellation ist, für den quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmer muss der Schweizer Arbeitgeber die Quellensteuer korrekt verwalten: sie vom Lohn einbehalten und an die kantonale Behörde abführen. Das Homeoffice beseitigt diese Pflicht nicht; wenn schon, verkompliziert es sie, denn es ist zu bestimmen, welcher Anteil des Einkommens in der Schweiz steuerbar bleibt. Eine ungenaue Abrechnung ist ein Risiko des Arbeitgebers, nicht des Arbeitnehmers.

Das separate Thema der Sozialabgaben

Die Besteuerung ist nicht alles. Es gibt ein zweites, völlig getrenntes Gleis: die Sozialversicherungen. Für jene, die in zwei Staaten arbeiten, legen die Koordinationsregeln fest, welchem Vorsorgesystem die Person unterstellt bleibt, und auch hier kann Telearbeit über einen bestimmten Anteil hinaus den zuständigen Staat ändern, mit Auswirkungen auf AHV/IV/EO (Alters-, Invaliden- und Erwerbsersatzversicherung), ALV (Arbeitslosenversicherung), BVG (berufliche Vorsorge) und Anschlüsse. Es ist durchaus möglich, dass ein Grenzgänger steuerlich «schweizerisch» bleibt, aber auf der Beitragsseite Aufmerksamkeit erfordert, oder umgekehrt. Die beiden Ebenen sind gemeinsam zu beurteilen.

Was der Arbeitgeber konkret tun muss

Um nicht ungedeckt dazustehen:

1. die Grenzgänger und ihre Kategorie (neues oder früheres Regime) erfassen;
2. eine mit den geltenden Schwellen kohärente Obergrenze an Telearbeitstagen schriftlich festlegen;
3. die tatsächlich von zu Hause gearbeiteten Tage mit einem überprüfbaren System erfassen;
4. Abrechnung der Quellensteuer und Sozialanschlüsse koordinieren;
5. das Bild periodisch überprüfen, denn Abkommen und Schwellen können sich ändern.

Der zu vermeidende Fehler

Der häufigste Fehler ist, den Grenzgängern «freies» Homeoffice als Benefit zu gewähren, ohne Obergrenze und ohne Erfassung. Es funktioniert, bis eine Kontrolle kommt oder bis der Anteil der Arbeit in Italien stillschweigend die Schwelle übersteigt. Dann ist die Bereinigung rückwirkend und kostspielig. Eine klare Obergrenze und ein Register der Tage kosten wenig und schützen Unternehmen und Mitarbeitende.

Wie wir Ihnen helfen

Die Abteilung Payroll von SIH ONE richtet die Verwaltung der Grenzgänger im Homeoffice ein: Quellensteuer, Überwachung der Tage und steuerlich-beitragsrechtliche Koordination, unter Berücksichtigung des für jeden anwendbaren Regimes. Vertrauen Sie uns Ihr Payroll an.