Die Berechnung der Ferien und des Saldos

Ferien wirken wie eine einfache Position, bis das Jahresende oder die Kündigung eines Vertrags kommt und der Restsaldo zu berechnen ist. Es ist einer der Punkte, an denen die Lohnabrechnung am häufigsten fehlerhaft ist. So funktioniert es in der Schweiz nach dem Obligationenrecht (OR).

Das gesetzliche Minimum

Das OR garantiert jedem Arbeitnehmer einen jährlichen Mindestanspruch auf Ferien:

• mindestens 4 Wochen für alle Mitarbeitenden;
• mindestens 5 Wochen für Jugendliche bis zum vollendeten 20. Altersjahr.

Ein Einzelvertrag oder ein GAV kann mehr vorsehen, nie weniger. Die Wochen werden in Arbeitstagen gezählt: Vier Wochen entsprechen in der Regel 20 Tagen bei einer Fünftagewoche, 24 bei einer Sechstagewoche.

Der Pro-rata-Anspruch

Der Ferienanspruch entsteht fortlaufend über das Jahr, im Verhältnis zur geleisteten Arbeitszeit. Wer unterjährig ein- oder austritt, hat daher einen Pro-rata-temporis-Anspruch. Die praktische Regel: Für jeden vollen Arbeitsmonat entsteht ein Zwölftel des Jahresanspruchs.

Für einen Mitarbeitenden mit 4 Wochen (20 Tagen) pro Jahr entstehen jeden Monat rund 1,67 Tage Ferien. Darauf baut der Saldo am Ende des Arbeitsverhältnisses auf.

Der Lohn während der Ferien

Während der Ferien hat der Arbeitnehmer Anspruch auf den vollen Lohn, als ob er arbeiten würde. Bei einem festen Monatslohn ist dies automatisch: Die Zahlung läuft während der Ferien weiter. Zu berücksichtigen sind aber auch die regelmässigen und nicht nur gelegentlichen Bestandteile (zum Beispiel wiederkehrende Provisionen), die zum massgebenden Lohn zählen.

Bei Arbeitnehmern im Stunden- oder Abrufverhältnis mit unregelmässigem Einsatz ist es zulässig, die Ferienentschädigung als prozentualen Zuschlag auf den Stundenlohn auszuweisen: rund 8,33% für 4 Wochen und 10,64% für 5 Wochen. In diesem Fall muss der Zuschlag ausdrücklich aus dem Vertrag und der Lohnabrechnung hervorgehen, andernfalls bleibt er zusätzlich zum Lohn geschuldet.

Wann die Ferien gekürzt werden können

Der Anspruch kann bei längeren Abwesenheiten im Laufe des Jahres gekürzt werden:

• bei selbstverschuldeter Verhinderung ist die Kürzung ab dem ersten vollen Abwesenheitsmonat möglich;
• bei unverschuldeter Verhinderung (Krankheit, Unfall, Schwangerschaft, Militärdienst) gewährt das Gesetz einen Karenzmonat: keine Kürzung, wenn die gesamte Abwesenheit einen Monat nicht übersteigt; darüber hinaus kann um ein Zwölftel für jeden weiteren vollen Abwesenheitsmonat gekürzt werden.

Die Regeln sind technisch: Falsch angewendet, führen sie zu Beanstandungen.

Das Abgeltungsverbot (während des laufenden Verhältnisses)

Solange das Arbeitsverhältnis läuft, sind die Ferien zu beziehen, nicht in Geld abzugelten: Sie dienen der Erholung. Eine Abgeltung in bar ist nur am Ende des Arbeitsverhältnisses möglich, für die nicht bezogenen Tage. Zudem bestimmt der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Ferien, unter Berücksichtigung der Wünsche des Mitarbeitenden, wobei in der Regel mindestens zwei zusammenhängende Wochen pro Jahr gewährleistet sind.

Der Saldo am Ende des Arbeitsverhältnisses

Bei Beendigung erfolgt die Schlussabrechnung:

1. der entstandene Anspruch wird pro rata bis zum letzten Tag berechnet;
2. die bereits bezogenen Ferien werden abgezogen;
3. ist der Saldo positiv, sind die verbleibenden Tage auszuzahlen (oder während der Kündigungsfrist zu beziehen);
4. ist der Saldo negativ (im Voraus bezogene Ferien), wird der Überschuss in der Regel verrechnet, vorbehältlich Ausnahmen.

Während der Kündigungsfrist kann der Arbeitgeber den Bezug der verbleibenden Ferien nur anordnen, wenn genügend Zeit bleibt und die Suche nach einer neuen Stelle nicht beeinträchtigt wird.

Die Fehler, die teuer werden

• Den monatlichen Anspruch nicht erfassen: Am Ende des Verhältnisses wird der Saldo anfechtbar.
• Den Ferienzuschlag vergessen für Stundenlöhner oder ihn nicht gesondert ausweisen.
• Die Ferien kürzen und dabei den Karenzmonat bei Krankheit ignorieren.
• Ferien in bar auszahlen während des Verhältnisses, statt sie beziehen zu lassen.
• Eine Schlussabrechnung erstellen ohne Abrechnung des Restsaldos.

Wie wir Sie unterstützen

Die Abteilung Payroll von SIH ONE führt die Ferienabrechnung für jeden Mitarbeitenden, verwaltet Anspruch, Kürzungen und Schlusssaldo und vermeidet so Nachzahlungen und Beanstandungen beim Abschluss des Arbeitsverhältnisses. Vertrauen Sie uns Ihr Payroll an.