Das Protokoll der Gründungsversammlung

Die Gründung einer schweizerischen Kapitalgesellschaft erschöpft sich nicht in der Unterzeichnung eines Vertrags: Sie erfolgt über einen formellen Akt, als öffentliche Urkunde vor einem Notar errichtet, in dem die Gründer erklären, die Gesellschaft zu gründen, und eine Reihe grundlegender Beschlüsse fassen. Das Dokument, das diese Beschlüsse festhält und beurkundet, ist das Protokoll der Gründungsversammlung. Es ist ein technischer Akt, doch ihn zu verstehen hilft, nicht unvorbereitet zum Notar zu kommen.

Was es konkret ist

Das Protokoll der Gründungsurkunde ist die amtliche Aufzeichnung des Willens der Gründer, eine AG oder eine GmbH ins Leben zu rufen. Es wird als öffentliche Urkunde errichtet: Das bedeutet, dass ein Notar als Urkundsperson die Erklärungen der Parteien feststellt, die Identität der Gründer prüft und die Konformität der vorgenommenen Handlungen beurkundet. Ohne diese Form entsteht die Gesellschaft schlicht nicht: Die Gründung von AG und GmbH erfordert stets die öffentliche Urkunde.

Das Protokoll ist nicht mit den Statuten zu verwechseln. Die Statuten sind die “innere Verfassung” der Gesellschaft (Zweck, Kapital, Organe, Funktionsregeln); das Gründungsprotokoll ist der Akt, mit dem die Gründer erklären, die Gesellschaft zu gründen, jene Statuten annehmen und die ersten operativen Beschlüsse fassen.

Die Erklärungen der Gründer

Im Protokoll erklären die Gründer unter anderem:

• eine Kapitalgesellschaft mit einer bestimmten Firma und einem bestimmten Sitz zu gründen;
• die dem Akt beigefügten Statuten anzunehmen;
• sämtliche Aktien (AG) oder Stammanteile (GmbH) zu zeichnen, unter Angabe des von jedem gezeichneten Betrags;
• dass die Einlagen dem gesamten Ausgabepreis entsprechen und der Gesellschaft nach den gesetzlichen Regeln zur Verfügung stehen.

Diese Erklärungen sind die Grundlage, auf der der Notar den Akt aufbaut und auf der die Eintragung ins Register beruht.

Die unerlässlichen Bescheinigungen

Damit die Gründung gültig ist, muss das Protokoll bestimmte Prüfungen dokumentieren. Die wichtigsten:

• Kapitaleinzahlungsbescheinigung: Die Bank bestätigt, dass die Bareinlagen auf ein gesperrtes Konto einbezahlt wurden, zur ausschliesslichen Verfügung der künftigen Gesellschaft;
• im Falle von Sacheinlagen das Bestehen der entsprechenden Verträge und der Dokumentation, die deren Wert rechtfertigt;
• die Erklärung der Gründer (Stampa-Erklärung) über das Fehlen weiterer Sacheinlagen, Sachübernahmen oder besonderer Vorteile über die angegebenen hinaus.

Es sind Schritte, die dem Schutz der künftigen Gläubiger und der Seriosität des erklärten Kapitals dienen: Das Handelsregister trägt eine Gesellschaft nicht ein, wenn diese Voraussetzungen nicht aus dem Akt hervorgehen.

Die Ernennungen und die ersten Beschlüsse

Im selben Rahmen ernennen die Gründer die Organe der Gesellschaft:

• die Mitglieder des Verwaltungsrats (AG) oder die Geschäftsführer (GmbH);
• die Revisionsstelle oder die Verzichtserklärung auf die Revision (Opting-out), wenn die Voraussetzungen es zulassen, typischerweise bei kleinen Gesellschaften mit wenigen Angestellten und ohne Pflicht zur ordentlichen Revision.

Ausserdem werden die Zeichnungsberechtigungen festgelegt. Alle diese Beschlüsse fliessen ins Protokoll und damit in die Anmeldung beim Handelsregister ein.

Warum die formelle Sorgfalt zählt

Das Gründungsprotokoll ist das Dokument, das das Handelsregister prüft, um die Gesellschaft einzutragen: Firma, Sitz, Zweck, Kapital, Organe und Zeichnungsberechtigungen leiten sich daraus ab. Ein Fehler oder eine Ungereimtheit — ein nicht mit den Statuten abgestimmtes Kapital, eine ungenaue Ernennung, eine fehlende Bescheinigung — blockiert die Eintragung und verzögert die Entstehung der Gesellschaft. Da die Rechtspersönlichkeit erst mit der Eintragung erworben wird, hat jede Ungenauigkeit reale Kosten in Form von Zeit.

Zu bedenken ist zudem, dass, wer vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft handelt, persönlich haftet: Die eingegangenen Verpflichtungen gehen nur dann auf die Gesellschaft über, wenn diese sie innerhalb der gesetzlichen Frist nach der Eintragung übernimmt. Auch deshalb ist die Abfolge — Gründungsurkunde, Eintragung, Genehmigung — geordnet zu handhaben.

Zu vermeidende Fehler

• Mit nicht endgültigen Statuten oder mit Statuten, die den Beschlüssen zu den Einlagen widersprechen, beim Notar zu erscheinen.
• Die Wahl bezüglich Revision und Zeichnungsberechtigungen zu unterschätzen, die bereits bei der Gründung zu entscheiden sind.
• Die Erklärung zu den Sacheinlagen zu vernachlässigen, die die Realität getreu widerspiegeln muss.

Wie wir bei SIH ONE arbeiten

Wir bereiten das gesamte Gründungsdossier vor — Statuten, Erklärungen der Gründer, Koordination mit der Bank für das Sperrkonto und mit dem Notar für die öffentliche Urkunde —, damit das Protokoll klare Beschlüsse widerspiegelt und die Eintragung ins Register ohne Rückweisungen verläuft.

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