Whistleblowing: Meldungen im Unternehmen handhaben

Ein Mitarbeiter entdeckt eine aufgeblähte Rechnung, einen verschwiegenen Interessenkonflikt oder eine Sicherheitsverletzung. Was tut er? Hat er keinen klaren und geschützten Kanal, um es zu melden, lautet die Antwort oft: nichts. Oder er wendet sich nach aussen, an eine Zeitung oder eine Behörde. Whistleblowing dient gerade dazu, diese Probleme ans Licht zu bringen, bevor sie zu Schäden werden, innerhalb des Unternehmens und nicht ausserhalb.

Was das Schweizer Recht sagt

In der Schweiz gibt es derzeit kein umfassendes Gesetz zum Whistleblowing für den Privatsektor. Der Versuch, eine allgemeine Regelung ins Obligationenrecht einzuführen, wurde 2020 vom Parlament abgelehnt. Das bedeutet, dass das Schweizer Unternehmen, anders als die Europäische Union, die eine spezifische Richtlinie verabschiedet hat, keine allgemeine gesetzliche Pflicht hat, einen Meldekanal einzurichten.

Achtung jedoch: Das Fehlen einer allgemeinen Pflicht bedeutet kein rechtliches Vakuum. Relevant bleiben:

• Die Treuepflicht des Arbeitnehmers (Art. 321a OR): Der Mitarbeiter muss die Interessen des Arbeitgebers wahren und grundsätzlich zuerst intern melden, dann allenfalls den Behörden.
• Der Schutz vor missbräuchlicher Kündigung (Art. 336 OR): Wer in gutem Glauben eine Verletzung meldet und entlassen wird, kann Opfer einer missbräuchlichen Kündigung sein, mit einer Entschädigung von bis zu sechs Monatslöhnen.
• Branchenspezifische Vorschriften: Banken, Versicherungen und Finanzintermediäre unterliegen FINMA-Anforderungen, die faktisch interne Meldekanäle vorschreiben.

Wer Kunden oder Daten aus der Europäischen Union bearbeitet, muss zudem die europäische Richtlinie berücksichtigen, die auf Gruppen mit Präsenz in der EU anwendbar sein kann.

Warum es sich trotzdem lohnt, einen Kanal zu haben

Auch ohne Pflicht ist die Einrichtung eines Whistleblowing-Systems eine kluge Governance-Entscheidung. Die Gründe sind konkret:

• Frühzeitiges Auftauchen der Probleme: Ein Grossteil des internen Betrugs wird dank Meldungen entdeckt, nicht durch Audits. Ein wirksamer Kanal reduziert die Verluste.
• Verringerung des Reputationsrisikos: Besser einen kritischen Punkt intern handhaben, als ihn in der Presse explodieren zu sehen.
• Zeichen einer gesunden Kultur: Es zeigt Mitarbeitern, Kunden und Partnern, dass das Unternehmen Integrität ernst nimmt.

Wie man den Kanal in der Praxis aufsetzt

Ein glaubwürdiges System ist kein vergessenes E-Mail-Postfach. Es braucht eine minimale, aber solide Struktur.

1. Festlegen, wer die Meldungen empfängt

Die Sammelstelle muss unabhängig von jenen sein, die betroffen sein könnten. Es kann ein dediziertes Mitglied der Direktion, ein internes Organ oder eine vertrauenswürdige externe Stelle sein. In kleinen Strukturen gewährleistet der Rückgriff auf einen externen Partner die Unparteilichkeit.

2. Vertraulichkeit und, wenn möglich, Anonymität gewährleisten

Die Identität des Meldenden muss geschützt werden. Viele Meldungen kommen aus Angst vor Vergeltung nie an. Die Möglichkeit vorzusehen, anonym oder zumindest mit garantierter Vertraulichkeit zu melden, erhöht das Vertrauen.

3. Das Verfahren formalisieren

Es braucht ein internes Reglement, das festlegt:

• Was gemeldet werden kann (Gesetzesverletzungen, Verstösse gegen den Ethikkodex, Betrug, Sicherheitsrisiken).
• Wie die Meldung einzureichen ist und an wen.
• Die Rückmeldefristen und die Prüfungsphasen.
• Das ausdrückliche Verbot von Vergeltungsmassnahmen.

4. Die Daten korrekt bearbeiten

Meldungen enthalten oft sensible Personendaten. Ihre Handhabung muss das Schweizer Datenschutzgesetz beachten: beschränkter Zugang, verhältnismässige Aufbewahrung, Information der betroffenen Personen in den von der Untersuchung erlaubten Grenzen.

Die zu vermeidenden Fehler

• Der Schaufenster-Kanal: Ihn anzukündigen, ohne ihn wirklich zu betreiben, ist schlimmer, als ihn nicht zu haben. Jede ignorierte Meldung zerstört das Vertrauen.
• Verschleierte Vergeltung: Versetzungen, Herabstufungen oder negative Bewertungen nach einer Meldung setzen dem Risiko von Streitigkeiten wegen missbräuchlicher Kündigung oder Behandlung aus.
• Meldung und öffentliche Anzeige verwechseln: Das System muss den internen Weg fördern. Funktioniert es, hat der Mitarbeiter keinen Grund, sich sogleich nach aussen zu wenden.

Whistleblowing und Ethikkodex

Der Meldekanal lebt nicht isoliert. Er funktioniert, wenn er auf einem klaren Ethikkodex ruht, der definiert, was das Unternehmen als inakzeptabel betrachtet. Ohne diesen Bezugspunkt weiss der Meldende nicht einmal, was zu melden sich lohnt. Die beiden Instrumente verstärken sich gegenseitig.

Unser Ansatz

Bei SIH ONE helfen wir Unternehmen, Whistleblowing-Systeme aufzubauen, die ihrer Grösse angemessen sind: vom internen Reglement über den unabhängigen Sammelkanal bis zur konformen Datenbearbeitung und zur Integration in die bestehende Governance. Das Ziel ist nicht Bürokratie, sondern ein Werkzeug, das wirklich funktioniert, wenn es gebraucht wird.

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