Engager son premier employé en Suisse

Le premier employé marque un seuil. Jusque-là, vous ne gérez que vous-même ; dès l’instant où vous signez un contrat de travail, vous devenez employeur, avec des obligations précises envers le collaborateur et envers l’État. Ce n’est pas compliqué, mais cela doit se faire dans le bon ordre et avant que la personne ne commence à travailler. Voici la marche à suivre.

Avant tout : le contrat de travail

Le rapport de travail en Suisse est régi par le Code des obligations. Un contrat écrit n’est pas toujours obligatoire, mais il est fortement conseillé et permet de fixer les points qui, à défaut, suivent les règles supplétives de la loi.

Le contrat doit définir au moins :

la fonction, le lieu de travail et la date d’entrée ;
le salaire (brut) et la périodicité de paiement ;
la durée hebdomadaire du travail et les vacances (minimum légal quatre semaines) ;
le temps d’essai et les délais de résiliation ;
l’éventuelle application d’une convention collective (CCT).

Attention au salaire : dans certains cantons et secteurs, il existe des salaires minimaux contraignants. Vérifiez-les avant de formuler une offre.

L’affiliation aux caisses sociales

Avant que le collaborateur ne commence, l’employeur doit être en règle avec les assurances sociales. Concrètement, cela signifie :

s’affilier à une caisse de compensation AVS, qui gère l’AVS/AI/APG, l’AC et les allocations familiales ;
s’affilier à une institution de prévoyance (LPP) si le salaire dépasse le seuil d’entrée annuel ;
conclure l’assurance-accidents LAA auprès d’un assureur.

Sur chaque salaire, l’employeur retient la part du salarié et y ajoute la sienne, versant le tout aux caisses. L’AVS/AI/APG et l’AC sont à cotisation paritaire ; pour la LPP, l’employeur paie au moins la moitié ; l’accident professionnel est à la charge de l’employeur, l’accident non professionnel en règle générale à celle du salarié.

Si le collaborateur est étranger : permis et impôt à la source

Si vous engagez une personne de nationalité étrangère, vérifiez son titre de séjour et de travail. Selon le permis, une annonce ou une autorisation peut être nécessaire avant le début de l’activité.

De nombreux travailleurs étrangers sans permis d’établissement sont soumis à l’impôt à la source : l’employeur retient l’impôt directement sur le salaire et le verse à l’autorité fiscale cantonale. C’est une obligation de l’employeur, non une option.

Le décompte de salaire et la fiche de paie

À chaque paiement, le collaborateur a droit à une fiche de paie (décompte de salaire) qui présente le salaire brut, les retenues (AVS/AI/APG, AC, LPP, LAA non professionnelle, éventuel impôt à la source) et le net versé. En fin d’année, on établit le certificat de salaire, document fiscal que l’employé joint à sa déclaration.

L’employeur doit en outre effectuer le décompte annuel des salaires auprès de la caisse de compensation et des autres institutions.

Le bon ordre des opérations

Pour ne pas vous retrouver à découvert, procédez ainsi :

définissez la fonction, le salaire brut et les conditions ;
vérifiez les salaires minimaux et, si nécessaire, la CCT de branche ;
contrôlez le permis de travail et l’éventuel impôt à la source ;
affiliez-vous à la caisse AVS et affiliez la LPP et la LAA ;
signez le contrat écrit avant l’entrée en fonction ;
mettez en place un processus de décompte de salaire mensuel.

Les erreurs qui coûtent cher

Engager avant de s’affilier aux caisses : les cotisations restent dues malgré tout, avec intérêts.
Oublier la LAA : sans couverture, un accident devient un problème pour l’employeur.
Ignorer l’impôt à la source : la responsabilité du prélèvement incombe à l’employeur.
Confondre brut et net dans l’offre : en Suisse, on négocie le brut.
Aucun contrat écrit : en cas de conflit, ce sont les règles de la loi qui s’appliquent, pas vos intentions.

Ce n’est pas qu’un coût, c’est une responsabilité

Devenir employeur signifie assumer une responsabilité : l’employeur répond aussi de la part retenue au salarié et de son versement correct. Une erreur systématique n’est pas un détail comptable, c’est un risque personnel pour qui administre.

Comment nous vous aidons

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