Conflit d'intérêts au sein des organes sociaux

Le conflit d’intérêts est l’une des situations les plus subtiles de la vie sociétaire. Il n’est pas illicite en soi : il est normal qu’un administrateur ait des relations, des intérêts ou des fonctions susceptibles de croiser ceux de la société. Le problème naît lorsque le conflit n’est ni déclaré ni géré. Dans ce cas, la décision peut être contestée et l’administrateur exposé à sa responsabilité. Voyons comment reconnaître et gérer correctement ces cas.

Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts

Il y a conflit lorsque l’intérêt personnel d’un membre de l’organe — ou d’une personne proche — peut diverger de l’intérêt de la société dans une décision donnée. Il découle directement du devoir de fidélité : l’administrateur doit poursuivre l’intérêt social, non le sien. Exemples typiques :

l’administrateur qui est aussi fournisseur ou client de la société ;
le contrat entre la société et un membre du conseil, ou une société qui lui est rattachée ;
la rémunération et les avantages des organes ;
les opérations avec des parties liées (sociétés du groupe, membres de la famille, actionnaires de référence) ;
le cumul de fonctions dans des sociétés concurrentes ou en relation d’affaires entre elles.

L’obligation de déclarer

La révision du droit de la SA a introduit une règle explicite : les membres du conseil d’administration et de la direction doivent informer sans délai et de manière complète le conseil des conflits d’intérêts qui les concernent. La déclaration est le premier pas, et le plus important : un conflit déclaré et géré est un fait normal ; un conflit tu est une violation du devoir de fidélité.

Le conseil, une fois informé, doit ensuite prendre les mesures nécessaires à la sauvegarde des intérêts de la société. Il n’existe pas de recette unique : la mesure doit être calibrée sur la gravité du conflit.

Les mesures de gestion

Selon le cas, les outils à disposition sont :

L’abstention au vote du membre en conflit sur la décision qui le concerne. C’est la mesure la plus fréquente et elle doit être portée au procès-verbal.
L’abstention aussi de la discussion, dans les cas les plus délicats, pour ne pas influencer les autres.
La décision par les seuls membres non en conflit, ou l’intervention de l’assemblée lorsque l’opération est particulièrement importante.
Des conditions de marché vérifiables (at arm’s length) : le contrat avec la partie liée doit résister à la comparaison avec ce qui aurait été convenu avec un tiers indépendant.
Une expertise ou une évaluation indépendante pour les opérations extraordinaires.

La clé est la traçabilité : le procès-verbal doit montrer que le conflit a été déclaré, évalué et géré par une mesure adéquate.

Les contrats entre la société et ses organes

Un cas particulier concerne les contrats entre la société et la personne qui la représente. Lorsque la société conclut un contrat d’une certaine valeur avec l’unique administrateur qui la représente — ou avec une personne proche — la loi exige, en règle générale, la forme écrite. C’est une protection contre les opérations opaques conclues « avec soi-même », typiques des sociétés à un seul maître. Négliger cette forme expose la validité de l’opération.

Les conséquences d’un conflit mal géré

Ignorer ou dissimuler un conflit a des conséquences concrètes :

la décision peut être attaquée ou se révéler inefficace ;
l’administrateur répond d’une violation du devoir de fidélité, avec obligation possible de réparer le dommage et de restituer les avantages indûment obtenus ;
la confiance entre associés et organes s’effrite, avec des effets en chaîne sur la gouvernance.

Dans un groupe de sociétés, la question se démultiplie : celui qui siège à plusieurs conseils doit cartographier avec attention là où ses devoirs de fidélité peuvent entrer en tension.

Prévenir par l’organisation

La meilleure manière de gérer les conflits est de les anticiper avant qu’ils ne surviennent. Quelques pratiques efficaces :

Une politique interne sur les conflits d’intérêts, définissant ce qu’il faut déclarer et à qui.
Un registre des intérêts des membres (fonctions, participations, relations d’affaires), mis à jour périodiquement.
Une procédure standard de déclaration et d’abstention, appliquée systématiquement et consignée au procès-verbal.
Des règles claires pour les opérations avec parties liées, avec des seuils et des niveaux d’approbation.
De l’attention à la rémunération des organes, décidée par ceux qui n’en bénéficient pas directement.

Il ne faut pas un appareil lourd : dans une petite société, quelques règles appliquées avec cohérence suffisent. Ce qui compte, c’est la discipline, pas le volume de documents.

Comment nous travaillons chez SIH ONE

Nous aidons conseils et directions à mettre en place des politiques et procédures sur les conflits d’intérêts proportionnées à la taille de la société, à documenter correctement les décisions avec parties liées et à structurer les contrats entre société et organes de manière à ce qu’ils tiennent dans le temps.

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