KYC spiegato: come funziona l’onboarding

KYC — Know Your Customer — è il cuore di ogni presidio antiriciclaggio. Non è un modulo da far firmare in fretta all’apertura del rapporto: è un processo strutturato che accompagna la relazione d’affari dall’inizio alla fine. Chi lo tratta come una formalità se ne accorge al primo audit LRD. Ecco come funziona davvero l’onboarding di un cliente presso un intermediario finanziario svizzero.

Perché esiste il KYC

La Legge sul riciclaggio di denaro (LRD) impone all’intermediario di sapere con chi sta lavorando e da dove arrivano i fondi. L’obiettivo è impedire che il sistema finanziario venga usato per riciclare denaro o finanziare il terrorismo. Il KYC traduce questo obiettivo in passaggi operativi: identificare, accertare, profilare, monitorare.

Fase 1 — Identificazione del cliente

Il primo passo è identificare la controparte contrattuale. Per una persona fisica si raccolgono e verificano nome, data di nascita, nazionalità e indirizzo, sulla base di un documento ufficiale valido. Per una persona giuridica si verificano ragione sociale, sede, iscrizione al registro di commercio e chi ha il potere di rappresentanza.

L’identificazione può avvenire di persona o a distanza, con procedure digitali riconosciute (video-identificazione, verifica documentale, bonifico di riferimento). L’onboarding online è ammesso, ma segue regole precise: farlo “alla buona” è uno degli errori più comuni.

Fase 2 — Avente economicamente diritto

Dietro un cliente c’è quasi sempre una domanda: chi c’è dietro davvero? L’intermediario deve accertare l’avente economicamente diritto (AED), cioè la persona fisica che in ultima istanza controlla i valori o la società.

• Per le persone giuridiche operative si risale alle persone fisiche che detengono il controllo (partecipazioni rilevanti o controllo di fatto).
• Per le strutture di detenzione patrimoniale (trust, fondazioni, veicoli) si identificano fondatori, beneficiari e chi esercita il controllo.

Questo passaggio evita che schermi societari nascondano il titolare reale. È anche il punto in cui più spesso l’onboarding si complica, quando la catena di controllo è articolata o transfrontaliera.

Fase 3 — Scopo e origine dei fondi

Identificato il chi, si passa al perché e al da dove. L’intermediario ricostruisce lo scopo della relazione e l’origine dei valori patrimoniali: attività professionale, cessione di un’azienda, eredità, redditi da investimenti. Le informazioni devono essere plausibili e coerenti con il profilo del cliente. Un’incoerenza tra reddito dichiarato e patrimonio movimentato è un classico segnale d’allarme.

Fase 4 — Profilo di rischio

Con questi elementi si costruisce il profilo di rischio della relazione. Pesano fattori come:

• il Paese di residenza o di attività del cliente;
• la presenza di persone politicamente esposte (PEP);
• il settore economico e la natura delle operazioni;
• i canali e gli strumenti usati, comprese le valute virtuali.

Le relazioni classificate ad alto rischio richiedono chiarimenti rafforzati e, spesso, l’approvazione della direzione prima di procedere.

Fase 5 — Monitoraggio continuo

Il KYC non finisce all’apertura. La relazione va monitorata per tutta la sua durata: le transazioni devono restare coerenti con il profilo, i dati vanno aggiornati e le anomalie vanno chiarite. In presenza di un sospetto fondato, scatta l’obbligo di segnalazione all’Ufficio di comunicazione (MROS). Questo trasforma il KYC da fotografia iniziale a processo vivo.

Gli errori tipici nell’onboarding

• Documentazione incompleta: identificazione fatta ma AED non accertato.
• Profilo di rischio “di default”: tutti classificati basso rischio, senza vera analisi.
• Origine dei fondi generica: “risparmi” non è una risposta verificabile.
• Nessun aggiornamento: dossier fermi all’apertura, dati non più attuali.
• Onboarding digitale improvvisato: strumenti non conformi alle regole sull’identificazione a distanza.

Ognuno di questi punti è ciò che un audit LRD guarda per primo.

Come lo impostiamo

Un buon impianto KYC è proporzionato: rigoroso dove serve, snello dove il rischio è basso, così da non appesantire l’onboarding dei clienti buoni. SIH ONE si occupa della strutturazione e della consulenza: disegniamo procedure di onboarding, questionari, matrice di rischio e flussi documentali, con formazione del personale. Il nostro team ha esperienza diretta come Responsabile LRD, quindi costruiamo presidi che reggono davvero il controllo, non solo sulla carta. Le attività soggette ad autorizzazione, quando previste, passano attraverso partner autorizzati.

Vuoi un processo KYC solido e sostenibile per la tua attività? Parliamone: definiamo procedure e strumenti adatti al tuo livello di rischio reale.