KYC erklärt: So funktioniert das Onboarding

KYC — Know Your Customer — ist das Herzstück jeder Geldwäschereiabwehr. Es ist kein Formular, das man bei Eröffnung der Beziehung in Eile unterschreiben lässt: Es ist ein strukturierter Prozess, der die Geschäftsbeziehung von Anfang bis Ende begleitet. Wer es als Formalität behandelt, merkt es beim ersten GwG-Audit. So funktioniert das Onboarding eines Kunden bei einem Schweizer Finanzintermediär wirklich.

Warum es KYC gibt

Das Geldwäschereigesetz (GwG) verpflichtet den Intermediär zu wissen, mit wem er arbeitet und woher die Gelder stammen. Ziel ist es zu verhindern, dass das Finanzsystem zur Geldwäscherei oder Terrorismusfinanzierung missbraucht wird. KYC übersetzt dieses Ziel in operative Schritte: identifizieren, feststellen, profilieren, überwachen.

Schritt 1 — Identifizierung des Kunden

Der erste Schritt besteht darin, die Vertragspartei zu identifizieren. Bei einer natürlichen Person werden Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Adresse anhand eines gültigen amtlichen Ausweises erfasst und überprüft. Bei einer juristischen Person werden Firma, Sitz, Eintrag im Handelsregister und die zeichnungsberechtigten Personen überprüft.

Die Identifizierung kann persönlich oder aus der Ferne erfolgen, mit anerkannten digitalen Verfahren (Video-Identifizierung, Dokumentenprüfung, Referenzüberweisung). Online-Onboarding ist zulässig, folgt aber genauen Regeln: es “auf die leichte Schulter” zu nehmen, ist einer der häufigsten Fehler.

Schritt 2 — Wirtschaftlich Berechtigter

Hinter einem Kunden steht fast immer eine Frage: Wer steckt wirklich dahinter? Der Intermediär muss den wirtschaftlich Berechtigten (wB) feststellen, also die natürliche Person, die letztlich die Vermögenswerte oder die Gesellschaft kontrolliert.

Bei operativ tätigen juristischen Personen wird bis zu den natürlichen Personen zurückverfolgt, die die Kontrolle halten (massgebliche Beteiligungen oder faktische Kontrolle).
Bei vermögenshaltenden Strukturen (Trusts, Stiftungen, Vehikel) werden Gründer, Begünstigte und die kontrollausübenden Personen identifiziert.

Dieser Schritt verhindert, dass gesellschaftsrechtliche Schirme den tatsächlichen Inhaber verdecken. Es ist auch der Punkt, an dem sich das Onboarding am häufigsten kompliziert, wenn die Kontrollkette verschachtelt oder grenzüberschreitend ist.

Schritt 3 — Zweck und Herkunft der Gelder

Ist das Wer geklärt, geht es weiter zum Warum und zum Woher. Der Intermediär rekonstruiert den Zweck der Beziehung und die Herkunft der Vermögenswerte: berufliche Tätigkeit, Verkauf eines Unternehmens, Erbschaft, Kapitalerträge. Die Angaben müssen plausibel und mit dem Kundenprofil vereinbar sein. Ein Missverhältnis zwischen deklariertem Einkommen und bewegtem Vermögen ist ein klassisches Warnsignal.

Schritt 4 — Risikoprofil

Mit diesen Elementen wird das Risikoprofil der Beziehung erstellt. Ins Gewicht fallen Faktoren wie:

das Wohnsitz- oder Tätigkeitsland des Kunden;
das Vorliegen politisch exponierter Personen (PEP);
die Branche und die Art der Transaktionen;
die genutzten Kanäle und Instrumente, einschliesslich virtueller Währungen.

Als hohes Risiko eingestufte Beziehungen erfordern zusätzliche Abklärungen und häufig die Genehmigung der Geschäftsleitung, bevor fortgefahren wird.

Schritt 5 — Laufende Überwachung

KYC endet nicht mit der Eröffnung. Die Beziehung muss über ihre gesamte Dauer überwacht werden: Transaktionen müssen mit dem Profil vereinbar bleiben, Daten müssen aktualisiert und Auffälligkeiten geklärt werden. Bei einem begründeten Verdacht wird die Pflicht zur Meldung an die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) ausgelöst. Damit wird KYC von einer Momentaufnahme zu einem lebendigen Prozess.

Typische Fehler beim Onboarding

Unvollständige Dokumentation: Identifizierung erfolgt, aber wB nicht festgestellt.
“Standard”-Risikoprofil: alle als niedriges Risiko eingestuft, ohne echte Analyse.
Pauschale Mittelherkunft: “Ersparnisse” ist keine überprüfbare Antwort.
Keine Aktualisierung: Dossiers stehen auf dem Stand der Eröffnung, Daten nicht mehr aktuell.
Improvisiertes digitales Onboarding: Werkzeuge, die nicht den Regeln zur Fernidentifizierung entsprechen.

Jeder dieser Punkte ist genau das, worauf ein GwG-Audit zuerst schaut.

Wie wir es aufsetzen

Ein gutes KYC-Konzept ist verhältnismässig: streng, wo es nötig ist, schlank, wo das Risiko gering ist, um das Onboarding guter Kunden nicht zu belasten. SIH ONE übernimmt Strukturierung und Beratung: Wir gestalten Onboarding-Verfahren, Fragebögen, die Risikomatrix und die Dokumentationsabläufe, mit Schulung des Personals. Unser Team hat direkte Erfahrung als GwG-Verantwortlicher, sodass wir Vorkehrungen bauen, die der Kontrolle wirklich standhalten und nicht nur auf dem Papier bestehen. Bewilligungspflichtige Tätigkeiten laufen, wo vorgesehen, über bewilligte Partner.

Möchten Sie einen soliden und nachhaltigen KYC-Prozess für Ihr Geschäft? Sprechen wir darüber: Wir definieren Verfahren und Werkzeuge, die zu Ihrem tatsächlichen Risikoniveau passen.